In den letzten Monaten durfte ich viele Boost-Meetings besuchen. Manche waren hervorragend, andere wirkten planlos. Nachher wurde ich immer wieder gefragt, was ein gutes Boost Meeting ausmacht. Hier ein paar Tipps, die ich - zum Teil unter starken persönlichen Schmerzen ;-) - zusammengetragen habe:

Einladung

Ein Boost-Meeting hat normalerweise 15-25 Gäste. Das bedeutet, dass wir genug Zeit für Vorstellungen der Gäste haben. Wenn Du zum Boost-Meeting einlädst, dann kannst Du das betonen:

"Du weißt ja, dass ich bei einem Unternehmerteam bin. Nächste Woche haben wir ein Sondertreffen, da kommen besonders viele Unternehmer zusammen. Magst Du Dich dort kurz vorstellen und ein paar Kontakte knüpfen?"

Mit dieser Formel gelingt es auch Menschen einzuladen, die Du schon früher einmal angesprochen hast, die aber nicht gekommen sind.

Auch sehr empfehlenswert ist ein simples Mail an ehemalige Gäste via Connect. Wenn die Gäste dort sauber eingegeben wurden, ist das wenig Aufwand und ein Boost-Meeting ist eine gute Gelegenheit, mit "alten" Gästen wieder in Kontakt zu treten.

Meetingablauf

Beim Meetingablauf kann jeder ein paar Schwerpunkte legen:

Chapterdirektor - "Sinn und Zweck"

Die Gäste bekommen ein gutes Bild, wenn der Grund für unsere Arbeitsmeetings kurz und prägnant erklärt wird. Z.B. mit einem Beispiel wie:

"Wir treffen uns, um miteinander mehr Umsatz zu machen. Wenn der Franz Müller, er ist der Tischler in der Runde, bei einem Kunden auf einen Bedarf für einen Elektriker entdeckt, dann fragt er simpel 'Haben Sie da jemanden, oder wollen Sie einen zuverlässigen Elektriker aus der Region?' So entsteht eine Empfehlung und so haben wir in den letzten Monaten € XX.Xxx.Xxx,- Mehrumsatz gemacht."

In der Praxis braucht das etwas mehr Text aber ich glaube, die Idee ist klar.

NACHDEM der Sinn und Zweck der Zusammenkunft besprochen wurde, ist Zeit für die Vorstellung der wichtigsten(!) Rollen. Meidet lange Vorstellungsrunden in denen jede Rolle vorgestellt wird. Das dauert lang und bringt beim Boost-Meeting wenig.

Trainingsbeauftragter

Beim Boost-Meeting kann sich jeder vorstellen, auch die Gäste. Doch wie geht das und wie macht man das in 60 Sekunden? Das sollte der Trainingsbeauftragte erklären. Immer mit einem Beispiel und dem Verweis darauf, dass wir einander damit schulen, wie wir mehr Empfehlungen schaffen.
Wichtig beim Trainingspart: SIMPEL halten! Ein umfangreicher, komplexer Trainingspart bringt an der Stelle nichts. Die Gäste kämpfen bei so einem Meeting mit einer Informationsflut.

KEINE Visitenkartenbox

Bei 50-70 Personen im Raum ist das Herumgeben von Visitenkarten ein Drama. Einerseits dauert es ewig, andererseits haben sowieso nie alle Gäste so viele Visitenkarten dabei. Statt dessen:

Gebt allen Gästen einen aktualisierten Chapterflyer. Damit haben alle Gäste alle Kontaktdaten.
Sammelt von allen Gästen je 2 Visitenkarten ein und verteilt die Kontaktdaten der Gäste nachher ans Team.

Netzwerker des Monats

Der wird oft nur erwähnt. Beim Boost-Meeting würde ich auch erklären, was die konkreten Ergebnisse waren. Also "Karl Meier ist unser Netzwerker des Monats. Damit zeichnen wir den aus, der besonders viel für uns getan hat. Karl hat uns im Vormonat 14 Empfehlungen gebracht, von denen wir alle profitieren."

Auch empfehlenswert ist, den Netzwerker d.M. doppelt so lang wie andere Mitglieder präsentieren zu lassen.

Kurzpräsentationen

Hier wird beim Boost-Meeting oft gekürzt auf 30-40 Sekunden. Doch besonders wichtig sind hier zwei Dinge: ein klarer USP und ein besonderer Suchauftrag. Besonders, weil er beim Boost-Meeting nicht unbedingt auf Kunden ausgerichtet sein muss. Beim Boost-Meeting kann man auch nach interessanten Geschäftspartnern suchen. Das könnte so klingen:

"Wer ein Haus kauft, fragt sich oft: ist es die Investition wert? Ich bin Bausachverständiger und begutachte Häuser, damit Menschen nicht die Katze im Sack kaufen. Konkret suche ich Kontakte zu einem Elektriker und einem Dachdecker, denn ich habe permanent Aufträge und Projekte mit denen zu besprechen."

Überlege selbst: wenn Du Gast wärst und Deine Branche da angesprochen wird, wie spannend ist dieses Meeting plötzlich? Vorsicht vor den Kurzpräsentations-Stolpersteinen.

Kurzpräsentationen der Gäste

Nur ein Wort: Mitschreiben. Keine andere Aktion zeigt den Gästen unser Interesse und unsere Ernsthaftigkeit besser wie wenn die Mitglieder konkret Details notieren und diese nachher mit den Gästen besprechen.

Bericht Mitgliederkoordinator

Die Prinzipien bleiben gleich: repräsentative Ergebnisse berichten. War die letzte Woche doppelt so gut wie normal? Dann über das letzte Monat berichten. War das Monat unüblich stark? Dann über die 6 Monate berichten. Wurde der Umsatz durch eine Rückmeldung verdoppelt? Dann kann man das erwähnen.

Hier zählen Ehrlichkeit und Transparenz. Immerhin wollen wir langfristig Geschäftspartner gewinnen. Noch eines: weniger ist mehr. Kein Mensch liebt die Aufzählung von 15 Zahlen.

Außerdem bitte darauf achten, diesen Bericht KURZ zu halten. Wie schon erwähnt leiden die Gäste oft an dieser Stelle schon unter enormer Informationsflut.

Hauptpräsentation

Hier gibt es zwei Alternativen:

BNI Präsentation

Einfach 5-7 Minuten die Vorteile der Zusammenarbeit im Team erklären. 2-3 Beispiele aus der Gruppe, vielleicht ein chapterübergreifendes Beispiel. Konkrete Ansprache, wen das Chapter noch sucht und warum.

Projektpräsentation

Mindestens 3, besser 4-5 Mitglieder stellen ein Projekt vor, welches ohne ihrer Kooperation bei BNI so nicht zu Stande gekommen wäre. Konkrete Fragen könnten sein:

Wie sind wir zu dem Kunden gekommen?
Wie funktioniert die Zusammenarbeit?
Was ist besonders an dem Projekt?
Für wen wäre noch Platz gewesen, die Branche fehlt aber?

Ich muss gestehen, ich kann nicht sagen, welche Variante ich bevorzuge. Bei der BNI Vorstellung kommen wir mit den Gästen besser ins Gespräch. Bei der Projektpräsentation kommen eben ein paar sehr gut weg und wenn die es schaffen, den Vorteil der Mitgliedschaft herauszustreichen, kann das auch sehr gute Ergebnisse bringen.

Eine normale Präsentation des Angebots eines Mitglieds ist in der Regel keine sonderlich gut investierte Zeit.

Engagementrunde

Die Engagementrunde sollte vom Chapterdirektor gut anmoderiert werden. Dabei ist es klug, die Empfehlungszettel an Hand eines Beispiels zu erklären.

Wir haben festgestellt, dass eine echte Engagementrunde für die Gäste nicht übermäßig prickelnd ist - anders als beim normalen Meeting. Dort ist eine gut gemachte ER der Hammer. Beim Boost Meeting gehen Chapter oft dazu über, 3-4 Empfehlungen und 1-2 Testimonails expemplarisch auszutauschen und zu erklären. Damit werden die Empfehlungen in ein besseres Licht gerückt.

Bewerbung ja oder nein?

Wenn wir den Gästen nicht sagen, WIE sich Mitglied werden sollen, wie sollen sie dann Mitglied werden? Ich finde, eine kurze (5-7 Min) Erklärung des Bewerbungsbogens ist angebracht. Wer dann Fragen hat, sollte von Mitgliedern angesprochen werden.

Immer mehr setzt sich aber auch die Feedback-Methode durch. Bei der werden die Bewerbungsformulare als Feedbackbogen verwendet und in erster Linie NICHT unterschrieben. Die Gäste tragen nur ein paar Eckdaten ein und bewerten dann mit 1-2-3, je nachdem wie sehr sie Mitglied werden wollen.

Wie die funktioniert kann man hier sehen:

https://www.youtube.com/watch?v=PKWiClp2g8s&feature=youtu.be&t=218

Nach 1-2-3 haben wir eine 1… was nun?

WICHTIG ist aber: Wenn jemand eine 1 einträgt, dann schicken wir den nicht nach Hause! Da fragt man, wer sein Gastgeber ist, und der führt sofort das Interview. Im Interview gehen wir die "Wichtige Antworten" am Bewerbungsbogen durch. Damit habt Ihr direkt nach dem Boost-Meeting eine vollständige Bewerbung in der Hand! Wir wissen, dass wir von den 1ern noch immer ca. 30% verlieren, wenn wir diese nicht abholen.

Abschluss

Im Abschluss geht es nur noch darum, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Das geht mit einer kurzen Zusammenfassung über die Highlights des Meetings. Oft laden Chapter auch noch zu einem Umtrunk oder offenem Netzwerken ein.

Boost Meetings sind EIN Weg, mit Gästen ins Gespräch zu kommen. Zwar haben sie weniger Gäste als ein Besuchertag, doch dafür können sich da Gäste auch vorstellen.