BNI stellt einen MEHRWERT für seine Mitglieder dar. Wer eine Aufgabe im Chapter übernimmt hat damit die Möglichkeit für mehr Sichtbarkeit zu sorgen. Es soll aber auch niemand mit einer Flut von Aufgaben überfordert werden. Daher ist es wichtig, dass möglichst viele Mitglieder sich die Aufgaben teilen. Die Mitglieder im Besucherbetreuungsteam sind sehr wichtig für den Erfolg eines Chapters, da sie für den freundlichen Empfang und damit auch die Stimmung beim Arbeitsmeeting veranwortlich sind. Dabei werden die Aufgaben unter den Mitgliedern des Besucherbetreuerteams unterschiedlich aufgeteilt.
Besucher-Betreuer Nr.1 „Orientierer“
Als Orientierer kannst du dich selbst auch als Wegweiser für Besucher bezeichnen. Du bietest durch deine Aktivitäten den Besuchern die Möglichkeit Informationen über BNI zu erhalten und auch darüber wie sie ein Mitglied im Chapter werden können.
Dazu hast du folgende Möglichkeiten:
- Bereite einen Orientierungs-Tisch für Besucher vor (Besucher-Mappen, Referenz-Ordner, Kulis, etc..)
- Verteile die Besucher-Mappen (Bewerbungsformular, Feedback-Bogen für Besucher, Information für Besucher) an die Besucher
- Biete Hilfestellung beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars (Fax-Nr. … ………….) und beantworte dabei gleich aufkommende Fragen.
- Ruf sie an! Telefonisches Follow-Up mit Info an das Führungsteam und Partner-Direktor, sowie Eintrag ins Protokoll am gleichen Tag
- Begrüße und begleite die Besucher vor, während und nach dem Meeting
- Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 4/ 5 bei Abwesenheit
Besucher-Betreuer Nr.2 „Anmelder“
In dieser Funktion bist du oft der erste Kontakt für Besucher.
Weitere Punkte auf deiner Agenda:
- Du nimmst Besucher-Anmeldungen für das BNI-Meeting entgegen (per E-Mail).
- Melde die geschätzte Teilnehmerzahl 1 Tag vor Veranstaltung bis 14.oo Uhr ans Restaurant weiter!
- Begleite die Besucher vor, während und nach dem Meeting
- Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 1 bei Abwesenheit
Besucher-Betreuer Nr.3 „Registrierer“
Nachdem du für den Auf- und Abbau des BNI Tisches und des Mitgliedertisches gesorgt hast, bist du oft das erste Gesicht, welches Mitglieder und Besucher an diesem Morgen sehen.
Mit deinem Charme und guter Stimmung...
- begrüßt und registrierst du Mitglieder und Besucher.
- sammelnst 2 Visitenkarten pro Besucher (einladendes Mitglied auf der Rückseite einer Visitenkarte vermerken) ein
- gibst die Visitenkarten an Schatzmeister und Mitglieder-Koordinator weiter
- setzt du den 7-Uhr-Strich (nur BNI-Liste verwenden, keine Eigenkreationen)
- begleitest die Besucher vor, während und nach dem Meeting
- vertrittst Besucher Betreuer Nr.2 bei Abwesenheit
Außerdem:
- Kontrolliere regelmäßig den Inhalt der Chapterbox und bestelle das Material anhand des Bestellformulars bis spätestens 20. des Monats nach.
- Sorge für die Verwahrung der Chapterbox und der Box für Mitglieder-Unterlagen (am Besten in der Location)
Besucher-Betreuer Nr.4 „Übergeber an Gastgeber“
Deine Hauptaufgabe ist es dafür zu sorgen, dass sich Besucher wohlfühlen und leicht ins Gespäch mit anderen Mitgliedern finden. Zeige dazu den Besuchern den Unterlagen-Tisch und stelle sie anderen Mitgliedern im Chapter vor.
Weitere Aufgabe in dieser Rolle sind:
- Unterstützte Besucher-Betreuer 3 bei der Registrierung und Kontrolle der Chapterbox
- Begleite Besucher vor, während und nach dem Meeting
- Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 3 bei Abwesenheit
Wenn es im Chapter mehr als 30 Mitglieder gibt, wird auch noch ein Besucher-Betreuer 5 besetzt. Dieser hat die gleichen Aufgaben wie BB 4.
Wie gehe ich sparsam mit dem anvertrauten Geld der Geschäftspartner um? Ganz einfach: Sparen. Hier ein paar Tricks wie du durch gute Planung viel Geld sparen kannst:
1.: monatlicher Frühstücksbeitrag:
Für Eventualitäten brauchst du einen Polster in deiner Kassa. Das heißt: deine monatlichen Einnahmen pro Mitglied sollten höher sein als der tatsächliche Frühstücksbeitrag ist. Beispiel:
Das Frühstück kostet pro Person 10 Euro. Im Monat sind das 40 Euro. Aber manche Monate haben 5 Meetings, daher sollten nicht 40 sondern 45 Euro eingehoben werden.
2.: Kenne die Anwesenheitsquote und die Gästequote:
Seltenst sind alle Mitglieder anwesend, meist fehlen einige. Es ist Verschwendung für diese Essen auftischen zu lassen. Daher ziehe einfach die erwartungsgemäß fehlenden Mitglieder bei Deiner nächsten Bestellung ab. z.B.:
30 Mitglieder, Anwesenheitsquote von 93%, d.h. 2 fehlen, 1-2 Gäste pro Treffen - bestelle also für 29 Personen.
3.: Was heißt das für Dein Chapter:
Du nimmst im Monat von 30 Mitgliedern 45 Euro ein: 1350 Euro
Du bestellst wie oben beschrieben, damit bleiben pro Treffen ca. 30-35 Euro übrig.
Mit diesem Geld kannst du nun zusätzliche Events, welche der Allgemeinheit zu Gute kommen unterstützen. Sei es nun ein Besuchertag, eine besondere Lokation, ein Sektumtrunk, die Feier der 1.000.000 Euro Umsatz-Rückmeldung - was auch immer.
Das wichtigste zum Schluss: Mach dir mit deiner Lokation eine fixe Teilnehmerzahl aus und melde dich nur dann, wenn die Teilnehmerzahl extrem abweichen wird. So sparst du dir den wöchentlichen Anruf.
Überblick der letzten Info:
Im letzten Mail behandelten wir das Thema "Deine Rolle". Hier kannst du noch einmal nachlesen.
Wenn du möchtest, können wir statt "beschatten" auch ganz einfach "beobachten", "über die Schulter schauen" oder "auskundschaften" sagen.
Um das geht es:
Begleite beim nächsten Arbeitsmeeting deinen Vorgänger bei seinen Aufgaben vor, während und nach dem Chaptertreffen. Beobachte welche Aufgaben er wann und wie erledigt. Notiere dir ruhig auch deine Beobachtungen! Überlege, was Du gut findest und was Du anders machen würdest. Wenn Du Fragen hast, stehen Dir der Partnerdirektor Deines Chapters wie auch Dein Exekutivdirektor zur Verfügung.
Nach dem Meeting tauscht euch bitte über das gerade statt gefundene Treffen aus. Schildere ihm deine Beobachtungen und stelle auch Fragen zu deinen Beobachtungen.
Oft gibt es hinter den einzelnen Arbeitsschritten eine tiefere Bedeutung.
Die Beschattung ist eine Win-Win-Möglichkeit für beide Beteiligten: Dein Vorgänger bekommt nochmal Feedback über sein Auftreten, welches sehr wertvoll auch für seinen Arbeitsalltag ist.
Und du hast die Chance tief in die Kiste seines Erfahrungsschatzes deine Rolle betreffend zu greifen.
Viel Erfolg!