Aufgaben der Besucherbetreuuer

BNI stellt einen MEHRWERT für seine Mitglieder dar. Wer eine Aufgabe im Chapter übernimmt hat damit die Möglichkeit für mehr Sichtbarkeit zu sorgen. Es soll aber auch niemand mit einer Flut von Aufgaben überfordert werden. Daher ist es wichtig, dass möglichst viele Mitglieder sich die Aufgaben teilen. Die Mitglieder im Besucherbetreuungsteam sind sehr wichtig für den Erfolg eines Chapters, da sie für den freundlichen Empfang und damit auch die Stimmung beim Arbeitsmeeting veranwortlich sind. Dabei werden die Aufgaben unter den Mitgliedern des Besucherbetreuerteams unterschiedlich aufgeteilt.

Besucher-Betreuer Nr.1 „Orientierer“

Als Orientierer kannst du dich selbst auch als Wegweiser für Besucher bezeichnen. Du bietest durch deine Aktivitäten den Besuchern die Möglichkeit Informationen über BNI zu erhalten und auch darüber wie sie ein Mitglied im Chapter werden können.
Dazu hast du folgende Möglichkeiten:

  1. Bereite einen Orientierungs-Tisch für Besucher vor (Besucher-Mappen, Referenz-Ordner, Kulis, etc..)
  2. Verteile die Besucher-Mappen (Bewerbungsformular, Feedback-Bogen für Besucher, Information für Besucher) an die Besucher
  3. Biete Hilfestellung beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars (Fax-Nr. …  ………….) und beantworte dabei gleich aufkommende Fragen.
  4. Ruf sie an! Telefonisches Follow-Up mit Info an das Führungsteam und Partner-Direktor, sowie Eintrag ins Protokoll am gleichen Tag
  5. Begrüße und begleite die Besucher vor, während und nach dem Meeting
  6. Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 4/ 5 bei Abwesenheit

Besucher-Betreuer Nr.2 „Anmelder“

In dieser Funktion bist du oft der erste Kontakt für Besucher.

Weitere Punkte auf deiner Agenda:

  1. Du nimmst Besucher-Anmeldungen für das BNI-Meeting entgegen (per E-Mail).
  2. Melde die geschätzte Teilnehmerzahl 1 Tag vor Veranstaltung bis 14.oo Uhr ans Restaurant weiter!
  3. Begleite die Besucher vor, während und nach dem Meeting
  4. Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 1 bei Abwesenheit

Besucher-Betreuer Nr.3 „Registrierer“

Nachdem du für den Auf- und Abbau des BNI Tisches und des Mitgliedertisches gesorgt hast, bist du oft das erste Gesicht, welches Mitglieder und Besucher an diesem Morgen sehen.
Mit deinem Charme und guter Stimmung...

  1. begrüßt und registrierst du Mitglieder und Besucher.
  2. sammelnst 2 Visitenkarten pro Besucher (einladendes Mitglied auf der Rückseite einer Visitenkarte vermerken) ein
  3. gibst die Visitenkarten an Schatzmeister und Mitglieder-Koordinator weiter
  4. setzt du den 7-Uhr-Strich (nur BNI-Liste verwenden, keine Eigenkreationen)
  5. begleitest die Besucher vor, während und nach dem Meeting
  6. vertrittst Besucher Betreuer Nr.2 bei Abwesenheit

Außerdem:

  1. Kontrolliere regelmäßig den Inhalt der Chapterbox und bestelle das Material anhand des Bestellformulars bis spätestens 20. des Monats nach.
  2. Sorge für die Verwahrung der Chapterbox und der Box für Mitglieder-Unterlagen (am Besten in der Location)

Besucher-Betreuer Nr.4 „Übergeber an Gastgeber“

Deine Hauptaufgabe ist es dafür zu sorgen, dass sich Besucher wohlfühlen und leicht ins Gespäch mit anderen Mitgliedern finden. Zeige dazu den Besuchern den Unterlagen-Tisch und stelle sie anderen Mitgliedern im Chapter vor.
Weitere Aufgabe in dieser Rolle sind:

  1. Unterstützte Besucher-Betreuer 3 bei der Registrierung und Kontrolle der Chapterbox
  2. Begleite Besucher vor, während und nach dem Meeting
  3. Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 3 bei Abwesenheit

 

Wenn es im Chapter mehr als 30 Mitglieder gibt, wird auch noch ein Besucher-Betreuer 5 besetzt. Dieser hat die gleichen Aufgaben wie BB 4.

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