In deinem Team bekommt jedes Mitglied einen eigenen Aufgabenbereich zugewiesen. Konntet ihr schon klären wer welche Rolle übernimmt?
Damit die Generalprobe funktioniert, müsst ihr das zuvor geklärt haben. Falls das noch nicht geschehen ist, habt ihr nach dem nächsten Meeting nochmal die Möglichkeit darüber zu sprechen.
Mit einem reibungslosen Verlängerungsprozesskönnen wir unserem Mitglied zeigen, wie wichtig uns seine Mitgliedschaft im Chapter ist. Hier geht es einerseits um einen transparenten und professionellen Ablauf, andererseits auch um Klarheit im Chapter über den Status jedes einzelnen Mitglieds.
Für den Chaptererfolg macht es einen echten Unterschied, wenn Dinge bereits im Vorfeld geklärt sind und so eine klare Entscheidung für oder gegen die Verlängerung eines Mitgliedes gefällt wird.
Dieser Ablauf hat sich in der Vergangenheit bewährt:
- (Optional) 5 Monate vor Verlängerungbesprechen wir im Mitgliederausschuss den Status des Mitglieds. Würde heute verlängert werden? Wenn nicht, dann führen wir ein Gespräch mit dem Mitglied, denn jetzt kann man noch viel ändern. Auch reden wir mit dem Mitglied und fragen, wie zufrieden sie/er mit der Mitgliedschaft ist.
- 3 Monate vor Verlängerung wird das Führungsteam automatisch über die Verlängerung informiert. Jetzt starten auch die nächsten Schritte (Antrag übergeben, in der nächsten MA Sitzung besprechen, Termin für Entscheidung).
- 2 Monate vor Verlängerung besprechen wir im Mitgliederausschuss die Verlängerung. Parallel soll jetzt auch vom Mitglied die Entscheidung fallen, ob sie/er verlängern will.
- 6 Wochen vor Verlängerung: Wenn wir im Büro nichts gegenteiliges hören, stellt das Servicecenter nun die Rechnung aus. Auf positive Meldungen warten wir nicht, da wir wissen, dass im Chapter vieles freundschaftlich besprochen wird und wir keine großen Bürokratien mit mehrfacher Rückfrage aufbauen wollen.
- 4 Wochen vor Verlängerung ist die Rechnung fällig. Damit hat auch das Chapter die Sicherheit über die Verlängerung des Mitglieds und muss keinen Ersatz suchen.
- Geht die Zahlung ein, bekommt das FT ein Mail mit einem eindeutigen Titel: , z.B.: "Verlängerungen Chapter XYZ / Name: Willy Millimandl". Wenn das FT dieses Email erhält, hat es noch 2 Tage Zeit "Einspruch" zu erheben, sprich einer Verlängerung nicht zuzustimmen. Danach wird das Mitglied automatisch im Connect verlängert, wodurch eine neue Mitgliedschaftsperiode beginnt.
- WICHTIG: Eine Ablehnung der Verlängerung durch den Mitgliederausschuss ist nach der Umstellung im BNI Connect nicht mehr möglich.
- WICHTIG: Wir hatten einen Fall, bei dem das FT mitteilte, dass noch keine Rechnung geschickt werden soll. Dann wurde im Team alles positiv geklärt - nur wir wussten nichts davon. Plötzlich drohte das automatische Ende der Mitgliedschaft wegen Nicht-Zahlung - doch das Mitglied hatte auch gar keine Rechnung bekommen. Wenn der Prozess unterbrochen wird, muss man auch achten, dass dieser wieder startet.
- Geht die Zahlung nicht ein, gibt es Erinnerungsmails. Fruchten diese nicht, endet die Mitgliedschaft automatisch ein Monat nach dem Verlängerungsdatum.
Überblick der letzten Info:
Im letzten Mail behandelten wir das Thema "Beschattung". Hier kannst du noch einmal nachlesen.
Im nächsten Arbeitsmeeting bekommst du die Chance einer Generalprobe:
Ersetze heute deinen Vorgänger in seiner Rolle. Er soll dich dafür - wie das letzte mal bereits erläutert - beschatten.
So kannst du die dir aufgetragenen Punkte auf der Agenda übernehmen. Dadurch bekommst du ein Gefühl, welche Agendapunkte wieviel Zeit in Anspruch nehmen. Du erhältst einen Überblick welche Punkte du in Zukunft besser vorbereiten musst.
Und falls du wirklich nicht weiter wissen solltest, kann dein Vorgänger dir rasch als Souffleuse dienen.
Nach dem Chaptertreffen spreche setze dich mit deinem Vorgänger zusammen und reflektiert gemeinsam das gerade abgeschlossene Meeting.
Beachte dabei folgende Punkte:
Durch das Beschatten bekommst du diesmal ein genaues Feedback wie du manche Agendapunkte in der Präsentation noch verbessern könntest.
Viel Erfolg!