Mit einem reibungslosen Verlängerungsprozesskönnen wir unserem Mitglied zeigen, wie wichtig uns seine Mitgliedschaft im Chapter ist. Hier geht es einerseits um einen transparenten und professionellen Ablauf, andererseits auch um Klarheit im Chapter über den Status jedes einzelnen Mitglieds.

Für den Chaptererfolg macht es einen echten Unterschied, wenn Dinge bereits im Vorfeld geklärt sind und so eine klare Entscheidung für oder gegen die Verlängerung eines Mitgliedes gefällt wird.

Dieser Ablauf hat sich in der Vergangenheit bewährt:

Das Verlängerungsschreiben 6 Wochen vor dem Verlängerungsdatum

5 Monate vor Verlängerung besprechen wir im Mitgliederausschuss den Status des Mitglieds. Würde heute verlängert werden? Wie könnte das Mitglied für das Team noch wertvoller werden? Danach führen wir ein Gespräch mit dem Mitglied, denn jetzt kann man noch viel ändern. Das ist das 7-Monats-Gespräch, bei dem uns sehr wichtig ist, dass ein offener Austausch stattfindet, weit über die Frage einer Verlängerung. So fragen wir auch, wie zufrieden sie/er mit der Mitgliedschaft ist.
3 Monate vor Verlängerung wird das Führungsteam automatisch über die Verlängerung informiert. Jetzt starten auch die nächsten Schritte (Antrag übergeben, in der nächsten MA Sitzung besprechen, Termin für Entscheidung).
2 Monate vor Verlängerung besprechen wir im Mitgliederausschuss die Verlängerung und zwar unabhängig davon, ob eine Verlängerungsbewerbung vorliegt. Parallel soll jetzt auch vom Mitglied die Entscheidung fallen, ob sie/er verlängern will.
6 Wochen vor Verlängerung: Wenn wir im Büro nichts gegenteiliges hören, stellt das Servicecenter nun die Rechnung aus. Auf positive Meldungen warten wir nicht, da wir wissen, dass im Chapter vieles freundschaftlich besprochen wird und wir keine großen Bürokratien mit mehrfacher Rückfrage aufbauen wollen.
4 Wochen vor Verlängerung ist die Rechnung fällig. Dies war ein Wunsch vieler Chapter, die Gewissheit über den Bestand des Mitglieds bzw. über die Nachbesetzung haben wollten.
Geht die Zahlung ein, bekommt das FT ein Mail mit einem eindeutigen Titel: , z.B.: "Verlängerungen Chapter XYZ / Name: Willy Millimandl". Wenn das FT dieses Email erhält, hat es noch 2 Tage Zeit "Einspruch" zu erheben, sprich einer Verlängerung nicht zuzustimmen. Danach wird das Mitglied automatisch im Connect verlängert, wodurch eine neue Mitgliedschaftsperiode beginnt.
- WICHTIG: Eine Ablehnung der Verlängerung durch den Mitgliederausschuss ist nach der Umstellung im BNI Connect nicht mehr möglich.
- WICHTIG: Wir hatten einen Fall, bei dem das FT mitteilte, dass noch keine Rechnung geschickt werden soll. Dann wurde im Team alles positiv geklärt - nur wir wussten nichts davon. Plötzlich drohte das automatische Ende der Mitgliedschaft wegen Nicht-Zahlung - doch das Mitglied hatte auch gar keine Rechnung bekommen. Wenn der Prozess unterbrochen wird, muss man auch achten, dass dieser wieder startet.
Geht die Zahlung nicht ein, gibt es Erinnerungsmails.
Geht die Zahlung 2 Wochen NACH Verlängerung nicht ein - ist sie also um 6 Wochen verspätet, erhält das Mitglied eine Umfrage bezüglich seines Ausscheidens aus dem Chapter. Diese Umfrage wird von der Zentrale automatisiert versandt. Vorsicht: wenn das Mitglied z.B. am 11. einzahlt und das ein Donnerstag ist, wird die Verlängerung nach Ablauf von 2 Arbeitstagen, also erst am 16. aktiviert. Das Mitglied erhält daher auch dieses Mail.
Fruchten alle Bemühungen nicht, endet die Mitgliedschaft automatisch ein Monat nach dem Verlängerungsdatum. Sollte dann erst auffallen, dass das Mitglied ja doch noch beim Team bleiben wollen, ist ein Neuantrag nötig und die Einschreibgebühr wird wieder fällig.

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