Wöchentlich
Vor dem Chapter-Treffen
- Besucheranmeldungen der Mitglieder entgegennehmen (lassen)
- Teilnehmeranzahl für nächstes Meeting an Veranstaltungsort melden (lassen)
- Status der Zahlungen von Bewerbungen/Verlängerungen prüfen und Mitgliederausschuss informieren
- 10-Min-Präsentation
- Rednerliste aktualisieren
- Biographieblatt erhalten und probelesen
- Tagespreis entgegen nehmen und nächsten Redner daran erinnern
- prüft die Visitenkartenbox auf Vollständigkeit, bevor sie herum gegeben wird
- koordiniert Besucher-Betreuer
- werden Gäste am Empfang begrüßt und anderen Mitgliedern vorgestellt
- ist der BNI-Tisch CI-gerecht aufgebaut (siehe Fotovorlage in Chapterbox)
- Visitenkarten der Besucher vom zuständigen Besucher-Betreuer geben lassen (mit „Einlader“ auf Rückseite)
- Besucher-Betreuer-Team im Auge behalten
Während des Chapter-Treffens
- registriert ob jedes Mitglied sein Namenschild und den BNI-Pin trägt
- 10-Minuten-Präsentation
- Rednerliste der nächsten 6 Wochen verkünden
- Heutigen Redner per Kurzbiografie vorstellen
- Bericht des Schatzmeisters (Chapter-Kassenstand + Info Mitgliedschaft)
- Anmeldung für Besucher einfordern
- Referenzschreiben einfordern
Nach dem Chapter-Treffen
- Nimmt Visitenkarten der Besucher mit (nur Besucher, die das erste mal anwesend sind) und für BNI qualifizierte Besucher im BNI Connect eintragen
- Führt die Chapter-Kasse
- Abrechnung der Frühstücksgelder mit dem Restaurant
- kümmert sich um Referenzschreiben von Mitgliedern aus dem Chapter
- Unterstützung des Besucher-Betreuer-Teams durch Tipps
- Referenzmappe führen und für Referenzen werben
Monatlich
- Bezahlung des Frühstücksgeldes organisieren è Absprache mit BB „Registrierer“
- Aktualisiert 4-Augen-Gesprächstabelle
- Anstehende Verlängerungen im Chapter-Treffen ankündigen
- Verlängerungsanträge an Mitglieder übergeben
- Über neue / freiwerdende Branchen informieren
- Verteilt Verlängerungsanträge gemäß Bericht aus BNIConnect
- Aktualisiert Mitgliederverzeichnis
Jährlich
- Führungsteam-Wechsel-Prozess
- unterstützen durch Auswahl eines neuen Führungsteams
- Termineinhaltung
Wie gehe ich sparsam mit dem anvertrauten Geld der Geschäftspartner um? Ganz einfach: Sparen. Hier ein paar Tricks wie du durch gute Planung viel Geld sparen kannst:
1.: monatlicher Frühstücksbeitrag:
Für Eventualitäten brauchst du einen Polster in deiner Kassa. Das heißt: deine monatlichen Einnahmen pro Mitglied sollten höher sein als der tatsächliche Frühstücksbeitrag ist. Beispiel:
Das Frühstück kostet pro Person 10 Euro. Im Monat sind das 40 Euro. Aber manche Monate haben 5 Meetings, daher sollten nicht 40 sondern 45 Euro eingehoben werden.
2.: Kenne die Anwesenheitsquote und die Gästequote:
Seltenst sind alle Mitglieder anwesend, meist fehlen einige. Es ist Verschwendung für diese Essen auftischen zu lassen. Daher ziehe einfach die erwartungsgemäß fehlenden Mitglieder bei Deiner nächsten Bestellung ab. z.B.:
30 Mitglieder, Anwesenheitsquote von 93%, d.h. 2 fehlen, 1-2 Gäste pro Treffen - bestelle also für 29 Personen.
3.: Was heißt das für Dein Chapter:
Du nimmst im Monat von 30 Mitgliedern 45 Euro ein: 1350 Euro
Du bestellst wie oben beschrieben, damit bleiben pro Treffen ca. 30-35 Euro übrig.
Mit diesem Geld kannst du nun zusätzliche Events, welche der Allgemeinheit zu Gute kommen unterstützen. Sei es nun ein Besuchertag, eine besondere Lokation, ein Sektumtrunk, die Feier der 1.000.000 Euro Umsatz-Rückmeldung - was auch immer.
Das wichtigste zum Schluss: Mach dir mit deiner Lokation eine fixe Teilnehmerzahl aus und melde dich nur dann, wenn die Teilnehmerzahl extrem abweichen wird. So sparst du dir den wöchentlichen Anruf.
Überblick der letzten Info:
Im letzten Mail behandelten wir das Thema "Deine Rolle". Hier kannst du noch einmal nachlesen.
Wenn du möchtest, können wir statt "beschatten" auch ganz einfach "beobachten", "über die Schulter schauen" oder "auskundschaften" sagen.
Um das geht es:
Begleite beim nächsten Arbeitsmeeting deinen Vorgänger bei seinen Aufgaben vor, während und nach dem Chaptertreffen. Beobachte welche Aufgaben er wann und wie erledigt. Notiere dir ruhig auch deine Beobachtungen! Überlege, was Du gut findest und was Du anders machen würdest. Wenn Du Fragen hast, stehen Dir der Partnerdirektor Deines Chapters wie auch Dein Exekutivdirektor zur Verfügung.
Nach dem Meeting tauscht euch bitte über das gerade statt gefundene Treffen aus. Schildere ihm deine Beobachtungen und stelle auch Fragen zu deinen Beobachtungen.
Oft gibt es hinter den einzelnen Arbeitsschritten eine tiefere Bedeutung.
Die Beschattung ist eine Win-Win-Möglichkeit für beide Beteiligten: Dein Vorgänger bekommt nochmal Feedback über sein Auftreten, welches sehr wertvoll auch für seinen Arbeitsalltag ist.
Und du hast die Chance tief in die Kiste seines Erfahrungsschatzes deine Rolle betreffend zu greifen.
Viel Erfolg!