Hinter der Organisation eines Events steckt ein großes Potenzial. Für das Team, weil die Vorbereitung das Team verändert. Für das Netzwerk, weil ein guter Event das Sekundärnetzwerk stärkt. Für Dich, weil Du mit ausgewählten Kontakten ins Gespräch kommen kannst.

Aber ein Event ist auch zusätzliches Arbeitspensum. Neben Beruf, Familie und alltäglichem Engagement bei BNI kommt jetzt noch der Event dazu. Da für alle der Tag nur 24 Stunden hat und diese Arbeitsbelastung nicht zu groß werden soll, hier einige Tipps wie du Planungsfallen vermeidest:

Teamwork. Teamwork. Teamwork.
Ein starker Event hat ein starkes Team. Ein Event stärkt auch das Team, verändert es. Doch Du solltest vor dem eigentlichen, offiziellen Start der Vorbereitungen Dir die Unterstützung des Eventteams sichern. Mach einen Event nur in Ausnahmefällen im Alleingang.
Die Planung für das Ziel
Legt zu Beginn SCHRIFTLICH fest, was genau ihr erreichen wollt und welche Aufgaben bzw. Arbeitsschritte dazu anfallen. So vermeidest du, dass im Stress Dinge vergessen oder nicht abgeschlossen werden.
Die Zeit
Mit dem Besuchertagscoaching schlagen wir dir einen Zeitrahmen von 7-10 Wochen vor. Routinierte Teams brauchen weniger, die meisten kommen mit 8 Wochen gut über die Runden. Chapter im ersten Jahr sollten 10 Wochen einplanen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass dies ein guter Zeitraum ist um alle Punkte professionell abarbeiten zu können.
Klare Aufgabenverteilung
Es muss immer klar sein WER für welche Aufgabe zuständig ist. Wenn die Aufgabenverteilung nicht klar definiert ist, passieren Missverständnisse, die Kommunikation wird holprig und zum Schluss ist das gesamte Team frustriert und genervt.
Koordination
Es muss immer 1 Person (unser Vorschlag: der Eventkoordinator) geben, bei der die Fäden zusammenlaufen. Wöchentlich kann diese Person auch die To do Liste überprüfen und so dafür sorgen, dass das Event perfekt organisiert stattfinden kann.

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