Es wird also ein Besuchertag? Aber welcher?

Gratuliere! Du hast beschlossen, einen Besuchertag zu organisieren. Das ist eine tolle Idee. Eine solche Aktion wird einige Stunden Arbeit für Dich sein - lies daher bitte nachfolgenden Text genau durch und überlege, welches Format für Dein Team das richtige ist. So stellst Du sicher, dass Deine Zeit auch richtig investiert ist.

Die erste Frage ist aber: WARUM wollt Ihr das machen? Was ist das Ziel? Was willst Du mit dem Team erreichen?

1. Bekanntheit für ein großes Chapter -> dann mach' ein BNI 19.
2. "Irgendwas besonderes" -> dann mach' ein Boost-Meeting oder ein X-Meeting.
3. Mehr Mitglieder im Team von 25+ Mitgliedern?  -> dann mach' einen Besuchertag.
4. Mehr Mitglieder im Team von <25 Mitgliedern? -> dann starte das BOOST-Programm.

Alle drei sind plausible und gute Gründe.

1. Wir wollen einfach Bekanntheit für das Chapter generieren

Das ist vor allem bei Chaptern mit über 35 Mitgliedern ein Thema. Hier geht es nicht so sehr darum, Mitglieder zu gewinnen als darum, das Team in der Region in den Vordergrund zu stellen. BNI 19 ist dafür ein sehr gutes Werkzeug.

• BNI 19 ist eine Abendveranstaltung.
• BNI 19 ist genauso viel Aufwand wie ein Besuchertag - eher mehr.
• BNI 19 ist ein toller Grund, um mit den Medien in Kontakt zu treten.

2. Wir wollen etwas "besonderes"

Auch ein guter Grund: immer das Gleiche nutzt sich ab. Man möchte das Team auf ein gemeinsames Thema hin fokussieren, ein Besuchertag ist dafür grad richtig. Wenn aber die Begeisterung für einen echten Besuchertag fehlt, taucht oft der Wunsch nach einem "kleinen Besuchertag" auf. 

Folgende Fragen sind dafür wichtig:

• Was konkret soll erreicht werden?
• Sollen die Gäste auch 60sek Vorstellung machen? Wenn ja, ist die Obergrenze 20 Gäste. Das aber ist bei einem motivierten Chapter enorm wenig: weniger als 1 Gast pro Person.
• Wie soll eingeladen werden? Brief? Anruf?
• Wer ist nicht einzuladen? Bei nur 20 Gästen können tabu sein: bereits bekannte Gäste, Mitarbeiter, Mitglieder anderer Chapter, Familienmitglieder udgl.
• Gibt es bestimmte Branchen, auf die Dein Team fokussieren will?

Das "etwas besonderes" bzw. der "kleine Besuchertag" ist meist überraschend kompliziert. Mein Tipp: entweder klären, wo die Motivationsbremse für einen echten Besuchertag liegt oder eine Reihe an Boost-Meetings starten, jedes auf 3-4 Zielbranchen fokussiert.

Eine Alternative ist das X-Meeting, das "Cross"-Meeting. Das hat aber überhaupt nicht zum Ziel, zu wachsen sondern die Abwechslung und die Möglichkeit, die Kooperation mit anderen Chaptern zu fördern. Das ist in ländlichen Regionen mit vielen kleinen Chaptern sinnvoll, da oft manche Berufe nur im anderen Chapter vertreten sein können - weil es eben z.B. nur 3 Fliesenleger in der Region gibt und nur einer kompetent genug für BNI ist. 

• Abstimmung 8 Wochen im Voraus.
• Vor allem empfehlenswert wenn das eigene Treffen auf einen Feiertag fällt.
• Anwesenheitspflicht ist meist schwierig bis nicht durchsetzbar.
• Je größer das eigene Chapter, desto geringer die Wirkung - da viele Empfehlungen auch im Chapter bleiben könnten.
• Wenn viele Empfehlungen zu einem Beruf gehen, den man im eigenen Chapter auch haben könnte: diesen Beruf gezielt einladen. So gewinnt man oft einen Partner, der ja auch neue Empfehlungen einbringt.
• Rückmeldungen waren gemischt: bei kleinen Chaptern waren sie sehr gut, bei großen eher mittelmäßig.

3. Besuchertag

Das Erfolgsmodell von BNI. Besuchertage bringen erfahrungsgemäß direkt beim Event und in den 2-3 Monaten nach dem Event neue Mitglieder ins Chapter. Wie gut das klappt hängt von drei Faktoren ab:

1. Wurden wirklich "Gäste" eingeladen? 
   Oft sehe ich bei 3 Besuchertagen dieselben Personen immer wieder, weil Mitglieder statt Gästen ihre Mitarbeiter, Freunde, Ehepartner udgl. mitbringen. Bei 60 Gästen sind tatsächlich oft weniger als 15 echte, neue Gäste dabei. Da ist die Enttäuschung groß, wenn sich nur 3 bewerben, dabei sind das tatsächlich 20%.
2. Hält sich das Team an den Prozess?
   Besuchertage klappen gut, wenn vom Brief bis zum Nachfass-Telefonat alles dem Prozess folgt. Sie sind ein Desaster, wenn z.B. auf die Briefe verzichtet wird, die Telefonate "vergessen" werden und dann die Gästezahl geschätzt wird. Wir hatten schon Tage mit 60 Anmeldungen von denen nur 20 auftauchten - 15 davon Mitarbeiter, Freunde, Kollegen.
3. Lädt das Team persönlich ein.
   Der wichtigste Erfolgsfaktor. Wenn ein Mitglied zu einem echten Gast sagt, "das ist ein gutes Team, Sie würden reinpassen, bewerben Sie sich doch", vervielfachen sich die Chancen, die Person zu gewinnen. Tatsache ist: viele Mitglieder machen das nicht.

Die Erfahrung ist, dass Teams nach der Gründung idealerweise 4-5 Besuchertage im 6-Monats-Rhythmus machen und dann auf einen jährlichen Besuchertag im Oktober/November umsteigen.

4. BOOST-Programm

Wenn die Teams klein sind - unter 25 Personen, dann kann man gut zwei bis drei Besuchertage machen. Wächst das Team aber bei diesen Tagen nicht klar über die 25 Personen hinaus, dann werden weitere Besuchertage selten die gewünschten Ergebnisse bringen. Daher gibt es das BOOST-Programm:

• 1x monatlich - meist in der letzten Woche für mind. 3 und max. 5 Monate.
• Maximal 20 Besucher pro BOOST Meeting.
• Optional: Fokus auf 3-5 Branchen pro Meeting. Da sollten dann aber mind. 2, eher 4 Personen pro Branche da sein.
• Gäste sollen sich vorstellen können.
• Intensive 1:1 Betreuung.
• Normale Meetingagenda, aber
  • 4-Min-Präsentation über Empfehlungen und 60 Sek.
  • 10-Min-Präsentation über BNI.
  • Erklärung der Mitgliedschaft nach der Engagementrunde.
  • Ende gegen 8:45 Uhr ist zu kommunizieren.

Boost-Meetings funktionieren sehr gut, sind aber ein Marathonprojekt: sie laufen über mehrere Monate. Sie erfordern gute Moderation und eine motivierte Gruppe. Meine Erfahrung ist auch, dass wenn man Boost Meetings macht, weil die Motivation für einen Besuchertag fehlt, diese selten gute Ergebnisse bringen. Entwickelt wurden Boost-Meetings um Teams unter 20 Personen voran zu bringen.

Jetzt Dein To Do:

Wenn Du beschlossen hast, was Du machen willst: kontaktiere Deinen Partnerdirektor und klärt die weitere Vorgangsweise ab.