Die Rolle als Eventkoordinator öffnet dir viele Türen: Durch deine Aufgaben wie die Organisation von Workshops, Besuchertagen und alle anderen Veranstaltungen die du mit deinem Team gemeinsam machen möchtest, lernst du viele neue Kontakte innerhalb UND außerhalb von BNI kennen.

Besonders im Vorfeld der Besuchertage, kannst Du schon 6-8 Wochen vorher die 4-Minuten-Präsentation übernehmen und Dein Team auf einen erfolgreichen Event einstimmen.Merkst du welches enorme Potential dahinter steckt?
Viel Erfolg!

Der Mitgliederausschuss ist unser Aufsichtsrat. Als solcher tritt er im Chapter kaum auf, achtet aber auf die Einhaltung der Standards und bespricht, was zu tun ist.

Der MA kann eine sehr schöne aber auch eine arbeitsreiche Aufgabe sein. Hier ein paar Tipps für gute MA-Sitzungen

1. Verwendet das Formular und haltet euch strikt an den Ablauf. Das spart enorm viel Zeit.
2. Achtet darauf, dass eine Person während der Sitzung mitschreibt.
3. Meidet Gerücheküche-Diskussionen.
4. Besprochen wird nur, was vorliegt:
   1. Vorliegende Bewerbungen 
   2. Schriftliche(!) Eingaben von Mitgliedern
   3. Berichte
5. Haltet Euch an den Standard - Sonderregelungen für "gute Unternehmer" sind Bumerangs, die anderen verstehen die Ungleichbehandlung nicht.
6. Zu jedem Erinnerungsschreiben gehört ein Anruf, der auch auf das Schreiben hinweist. Das Schreiben alleine kann verärgern, mit dem Anruf kombiniert ist das nur selten der Fall.
7. Achtet immer auf die Verlängerungen der nächsten 5 Monate
8. Beschließt Verlängerungen immer 2 Monate VOR dem Verlängerungszeitpunkt. Hier ist der gesamte Prozess erklärt.

VORSICHT - die häufigen Fallen

1. BNI Standards werden nicht eingehalten. Aus den Erinnerungsschreiben wird eine große Sache gemacht, meist finden die dazu gehörenden Telefonate nicht statt, damit habe ich a) eine schlechte Anwesenheitsquote und b) verärgerte Mitglieder.

2. Der Mitgliederausschuss diskutiert eine Bewerbung und wägt diese gegen eine mutmaßliche Bewerbung, die noch kommen könnte, ab. Oberstes Prinzip: Bewerbungen, die nicht vorliegen, existieren nicht.

3. Der Mitgliederausschuss diskutiert mündliche Beschwerden von Mitgliedern. Damit bekommt man sehr viel zu hören - vom schlechten Kaffee bis hin zum Anruf im Meeting. Achtet darauf, nur schriftliche Eingaben zu besprechen. Was dem Mitglied kein Mail wert ist, ist die Zeit des Ausschusses nicht wert.
4. Der Mitgliederausschuss beschließt neue Regeln. VORSICHT! Regeln sind unbedingt mit dem Partnerdirektor UND dem Regionalbüro abzusprechen. Oft ist eine im Moment vernünftig klingende Regel mittelfristig nicht lebbar. Es gab Chapter, die eine Regel über die Häufigkeit von Vertretern einführen wollten, nach der sich kein Sommerurlaub mehr organisieren hätte lassen. Hier sind die Erfahrungen von BNI wichtig.
5. Abwesenheiten werden bei dem einen geahndet bei dem anderen nicht. Diese Form der Bevorzugung schafft echte Verärgerung - und diese wird dann oft persönlich genommen.

Hier einige Tipps, die Dir die Tätigkeit als Besucherbetreuer leichter machen:

1. Stimmt Euch ab WER am Morgen den Raum herrichtet.
   Das kann rotieren oder fix verbeben werden, wichtig ist: klare Festlegung.
   1. Registrierungstisch herrichten (inkl. Chapterflyer) 
   2. Empfehlungszettel & Umsatzbarometer auflegen
   3. Besucher-Sitzplätze zuweisen & eigenen Platz daneben reservieren
   4. BNI Tisch herrichten (Beispiel)
   5. BNI Success Magazin wenn vorhanden auflegen
       
2. Bedenke: Gäste kommen früh. 
   Der Raum sollte um 6.40 fertig sein.
    
3. Gib Gästen einen guten Eindruck
   Bereite Dich und Dein Team auf die Besucherorientierung 1 vor
    
4. Klärt jedes Mal vorab, wer die Besucherorientierung 2 macht
    
5. Kurzinventar beim Wegräumen - was ist noch da?
   1. ca. 200 Empfehlungszettel (ca. 3cm Stapel)
   2. ca. 100 Umsatz-Barometer (ca. 1,5-2cm Stapel)
   3. ca. 40 Bewerbungsbögen
   4. 3-4 Mitglieder- und Gästelisten
   5. ca. 50 Chaptereinleger (Flyer mit Fotos der Mitglieder)
   6. 1-2 Mitgliederboxen neu

Wie gehe ich sparsam mit dem anvertrauten Geld der Geschäftspartner um? Ganz einfach: Sparen. Hier ein paar Tricks wie du durch gute Planung viel Geld sparen kannst:

1.: monatlicher Frühstücksbeitrag:
Für Eventualitäten brauchst du einen Polster in deiner Kassa. Das heißt: deine monatlichen Einnahmen pro Mitglied sollten höher sein als der tatsächliche Frühstücksbeitrag ist. Beispiel:
Das Frühstück kostet pro Person 10 Euro. Im Monat sind das 40 Euro. Aber manche Monate haben 5 Meetings, daher sollten nicht 40 sondern 45 Euro eingehoben werden.

2.: Kenne die Anwesenheitsquote und die Gästequote:
Seltenst sind alle Mitglieder anwesend, meist fehlen einige. Es ist Verschwendung für diese Essen auftischen zu lassen. Daher ziehe einfach die erwartungsgemäß fehlenden Mitglieder bei Deiner nächsten Bestellung ab. z.B.:
30 Mitglieder, Anwesenheitsquote von 93%, d.h. 2 fehlen, 1-2 Gäste pro Treffen - bestelle also für 29 Personen.

3.: Was heißt das für Dein Chapter:
Du nimmst im Monat von 30 Mitgliedern 45 Euro ein: 1350 Euro
Du bestellst wie oben beschrieben, damit bleiben pro Treffen ca. 30-35 Euro übrig.

Mit diesem Geld kannst du nun zusätzliche Events, welche der Allgemeinheit zu Gute kommen unterstützen. Sei es nun ein Besuchertag, eine besondere Lokation, ein Sektumtrunk, die Feier der 1.000.000 Euro Umsatz-Rückmeldung - was auch immer.

Das wichtigste zum Schluss: Mach dir mit deiner Lokation eine fixe Teilnehmerzahl aus und melde dich nur dann, wenn die Teilnehmerzahl extrem abweichen wird. So sparst du dir den wöchentlichen Anruf.

Als Eventkoordinator trainierst Du Nachhaltiges Management und Projektkompetenz. Du bist verantwortlich für alle Meetings, die nicht der klassischen BNI Agenda entsprechen.

Du zeigst deinen Kollegen, dass BNI nicht beim Arbeitsmeeting aufhört, sondern viel mehr sein kann:
Über verschiedenste sportliche, kulturelle oder aber auch Freizeitevents hast du die Möglichkeit als deren Organisator nach Außen hin aufzutreten.
Damit kommst du wiederum mit potentiellen Kunden in Kontakt aber auch mit Mitgliedern anderer Chapter!

Außerdem ist ein zentraler Teil Deiner Rolle die Vorbereitung der Besuchertage. Das bedeutet, dass Du 5-8 Wochen vor dem geplanten Besuchertag bereits erste Aktivitäten setzt und übernimmst manchmal auch vom Trainingsbeauftragten den 4-Minuten-Trainingsslot. Du bist die rechte Hand des Chapterdirektors.

Du bist Mitglied des Führungs- oder Unterstützungsteams deines Chapters. Toll, dass du dich für dein Chapter engagierst. Dein Vorteil daraus ist MEHR Sichtbarkeit, MEHR Glaubwürdigkeit und dadurch auch MEHR Umsatz.

Hast du dich schon mal gefragt, welche Aufgaben die anderen Mitglieder übernehmen? Klicke auf die Überschrift um einen Überblick aller Rollen zu bekommen.

Du hast nun bereits einige Tipps zum Lesen bekommen und wirst von uns auch in Zukunft mit den Führungstipps alle 14 Tage versorgt. In diesen Führungstipps erhältst du Ideen und Hinweise um dein Chapter weiterhin auf Erfolgskurs zu halten.

Heute möchten wir die ein kurzes Hörbeispiel einer Chaptermoderation zur Verfügung stellen. Bitte klicke auf die Überschrift um den Link zu erreichen.

Als Mitglied des Führungsteams hast du nun ein eigenes kleines Team mit 4-5 Personen im Hintergrund, welche dich untertstützen. Daher heißen sie auch Unterstützungsteams.

Am Anfang ist immer alles eitle Wonne, doch jedes Team funktioniert nur so gut wie deren Chef. Daher hier einige Tipps, wie du dein Team auf Erfolgskurs hältst:

• Zeige dein Interesse an Ihren Aufgaben!
  Indem du mit deinen Teammitgliedern sprichst ermöglicht dir folgende DInge:
  • Du erfährst ob jemand Unterstützung bei der Umsetzung der Aufgabe braucht
  • Deine Teammitglieder erfahren, dass ihre Aufgaben wichtig für den Chaptererfolg sind und nicht ausbleiben sollen.
• Trefft euch 1x im Quartal zum Businesslunch:
  • Der Zusammenhalt im Team steigt mit gemeinsamen Erlebnissen
  • Probleme können gemeinsam angesprochen werden
• Lobe bzw. Bedanke dich!
  • Oft passiert die Arbeit im Hintergrund und gut funktionierende Arbeitsprozesse fallen nicht auf. Ab und an ist ein "Danke!" genau die richtige Motivation um weiter zu machen.
• Wenn du Kritik üben musst, dann bitte konstruktiv. Hier gibt es eine ganz leichte Möglichkeit Kritik zu üben, ohne dass sich dein Gegenüber herabgesetzt fühlt. Hier anhand eines Beispieles mit einer Buchhalterin:
  1. Streiche etwas positives an der Erledigung der Aufgabe heraus.
     Frau Buchhalterin, ich finde es toll wie schnell Sie Ihre Aufgaben erledigen.
  2. Weise darauf hin was noch nicht so gut funktioniert:
     Leider passieren bei der Formatierung der Bilanzen immer wieder Fehler.
  3. Zeige Lösungsvorschläge auf:
     Vielleicht lassen Sie die Endbilanzen vor dem Versand nochmal von Ihrer Kollegin kontrollieren.
  4. Schließe deine Kritik mit 2-3 positiven Statements und warum es dir wichtig ist ab:
     Ich bewundere Ihre Auffassungsgabe und Ihre Selbstständigkeit, das zeigt mir, dass ich mich immer auf Sie verlassen kann.

Viel Erfolg!

Gratuliere! Dein Chapter hat ein neues Mitglied! Sobald es angelobt wurde, setzt ein Prozess ein um es schnell ins Chapter zu integrieren:

1.  VOR der Angelobung: Vereinbare mit dem neuen Mitglied ein 4-Augen-Gespräch mit dem Ziel es näher kennen zu lernen.
2. Bitte es dir sein Unternehmen schriftlich kurz zu schildern (100-150 Worte)
3. Bei der Angelobung: Fotografiere die Angelobung und kündige in der Engagementrunde gleich auch die Veröffentlichung dieses tollen Ereignisses an.
4. Pflege die Vorstellung des neuen Mitglieds AM CHAPTERMEETINGTAG auf der Chapterhomepage und auf Facebook ein.

Viel Erfolg!

Versetze dich mal in die Lage eines BNI-Starters:
Der Jung-BNIler ist überwältigt von der Energie und den Möglichkeiten eines Chaptermeetings. Er entschließt sich beizutreten und zahlt den Mitgliedsbeitrag ein. Vergiss nicht: Die Bezahlung des ersten Mitgliedsbeitrages ist eine Investition auf Vertrauensbasis, nicht auf Wissensbasis. Das neue Mitglied vertraut darauf, dass das System auch bei ihm funktioniert. Erst bei der Verlängerung fällt die Entscheidung auf Grund von Wissen und Vertrauen.

Und genau um dieses Vertrauen geht es: Du kannst deinem neuen Chapterkollegen das Gefühl geben gut aufgehoben zu sein. Du stellst ihm einen Mentor an die Seite, der ihm die gesamte Welt der BNI Möglichkeiten eröffnet. Wenn der Jung-BNIler sich in seiner Entscheidung bekräftigt fühlt, wird auch er das Konzept von BNI schnell verinnerlichen und damit dem Chapter verhelfen mehr Kontakte und Empfehlungen zu generieren.
 

Der Monatsüberblick hilft dir und deinem Team im Zeitplan und fokusiert zu bleiben:

• Du siehst welcher Mentor bereits wieviele Gespräche mit dem Mentee geführt hat
• Du weißt welcher Mentor gerade einen Mentee betreut
• Du kannst deine Mentoren auf fehlende Protokolle aufmerksam machen
• Durch die Gespräche bemerkst du auch eventuelle Punkte, wo die Mentoren noch Unterstützung brauchen.

Viel Erfolg!

Manch einem BNI Mitglied fällt es schon schwer die eigenen 60 Sekunden Woche für Woche spannend zu gestalten. Du hast nun die Aufgabe jede Woche 4 Minuten so zu gestalten, dass alle schon gespannt sind welches Thema diesmal von dir vorgetragen wird.

52 Wochen - 52x 4 Minuten - Was sag ich da bloß?

Wir unterstützen dich!

• Alle 14 Tage bekommst du per Email Trainingstipps zu einem bestimmten Thema zugeschickt
• Im Networkingprofi kannst du jederzeit auf alle Trainingstipps zugreifen: TRAININGSTIPPS
• Durch die Chapterplanung weißt du wann welche Events anstehen. So kannst du auch Themen im Jahresablauf (Bsp.: Besuchertag, BNI 19, BNI-Workshops...) aufgreifen
• Sprich mit dem Führungsteam auf welche Dinge besonderes Augenmerk gelegt werden soll, damit sich das Chapter weiterhin positiv entwickelt.

Viel Erfolg!

Als Eventkoordinator sorgst Du einerseits für das soziale Miteinander, doch darf dabei die Kernaufgabe nicht vergessen werden: das Motivieren der Mitglieder für Trainings, Boost-Meetings und chapterübergreifende Aktionen (z.B. Sommerfeste auch anderer Chapter).

Dafür hast Du gegen Ende des Meetings 2 Minuten Zeit, die gehören Dir, die sind in der Agenda vermerkt. In diesen zwei Minuten kannst Du auf kommende Events, z.B. Trainings, hinweisen.

Wie motiviere ich zur Anmeldung?

Wenn in Deinem Chapter eine solide digitale Kompetenz vorhanden ist, kann sich jedes Mitglied für die Trainings online anmelden. Wie das geht kann z.B. der Trainingskoordinator in einem Video zeigen. Die Videos findest Du hier: www.networkingprofi.com/videos

Wenn das nicht klappt, dann mach es simpel:

1. Bereite eine Tabelle vor, auf der sich Mitglieder anmelden können.

2. Gib vor dem Meeting die Tabelle dem Führungsteam und den Leuchttürmen des Chapters, damit die sich schon einmal anmelden können.

3. Die halb-ausgefüllte Tabelle kann dann während des Meetings herumgegeben werden. Achtet bitte auf ein leserliches ausfüllen!

4. Nach dem Meeting schickst Du ein gutes(!) Foto der Liste an info@bni-msc.de mit der Bitte, die Anmeldungen ins System einzutragen.

Als EK kannst Du wöchentlich sichtbar sein indem Du die nächsten Trainings ankündigst. Du kannst auch Deine Glaubwürdigkeit steigern, indem Du sie so bewirbst, dass die Trainingsteilnahme steigt. Am Ende ist es Dein Tun, welches dem Team die Motivation gibt, an Trainings teilzunehmen und besser zu werden.

Setze dich mit dem Führungsteam zusammen und arbeite einen Zeitplan für Veranstaltungen in der Periode 2015/2016 aus. Dies ist wichtig, da viele Veranstaltungen in der Organisation bis zu 8 Wochen Vorlaufzeit beanspruchen um auch euer nächstes Event zum "Besten BNI-Event des Chapters aller Zeiten" werden zu lassen. Hier ein Paar Ideen, in der Klammer steht immer die Planungsdauer für dieses Event:

• Besuchertag (8 Wochen)

• BNI 19 (8 Wochen)

• Sport- und Kulturveranstaltungen (je nach Größe: 4-6 Wochen)

• Sommerchallenge (4 Wochen)

• BNI-Meeting mit anschließender Betriebsbesichtigung bei einem Chapter Mitglied (3 Wochen)

• Networking-Dinner

Bitte beachte, dass bei der Planung der Events immer folgende Punkte zu beachten sind:

• 5 Ws: Was findet Wo, Wann mit Wievielen Leuten und Warum statt?

• RECHTZEITIGE Kontrolle und Nachbestellung von BNI Materialien (Stichwort Chapterbox, sprich mit dem Schatzmeister!)

• schriftliche Einladung der Gäste 2-3 Wochen vor dem Event

Viel Erfolg!

• Netzwerker des Monats:
  • Du zeigst die besondere Wertschätzung gegenüber besonders aktiven Mitgliedern. Durch die wöchentliche Erwähnung des Mitglieds richtet sich der Fokus der anderen Mitglieder auf ihn und der Netzwerker des Monats kann durch die gewonnene Aufmerksamkeit mehr Empfehlungen erhalten.
• Begrüßung neuer/verlängerter Mitglieder:
  • Zeige wie toll es ist das neue/verlängerte Mitglied im Team zu haben. Gerade für verlängerte Mitglieder bedeutet der verliehene Streifen einen Beweis der guten Qualität und Zuverlässigkeit. Schließlich wird ja nicht automatisch verlängert, sondern erst nach der Prüfung durch den Mitgliederausschuss.
• Status als "Business Meeting / Arbeitstreffen" etablieren. Wichtig: wir sind kein Frühstück (das weckt falsche Erwartungen) wir treffen uns um 7 Uhr, weil da alle Zeit haben und - wegen der Uhrzeit - gibt es auch eine Kleinigkeit zu essen.

• Ergebnisse: Was zeichnet unser tun aus?

• Umsätze

• Visitenkartenbox: Gäste anweisen, ihre Karten nicht in die Box zu geben, diese ist exklusiv für Mitglieder - diese Formulierung ist wichtig, damit Gäste die Mitgliedschaft als bedeutend erkennen.

• Engagementrunde:

  • Hier wendest du dich an die GÄSTE, nicht an die Mitglieder - die wissen ja, was jetzt kommt. Gäste hingegen sind ohne Moderation oft etwas überfordert.

• Abschlussmoderation:

  • Diese ist erfolgskritisch für das Begeistern neuer Partner für das Chapter. Sie beginnt BEVOR der Eventkoordinator dran ist.

  • An die Gäste gewandt bitten wir diese JETZT mit dem Besucherbetreuer mitzugehenm dait er erklären kann, wie eine Mitarbeit im Chapter aussehen kann.

• Besucher im Connect am Meetingtag eintragen.
  • Die Besucher erhalten im Anschluss ein Dankschreiben für deren Besuch. Wenn sie dieses erst 2 Wochen nach ihrem Besuch im Chapter erhalten wirkt das unprofessionell
• Sprecher der 10-Minuten-Präsentation eintragen
  • Die Chaptermitglieder, welche für die nächste 10 Minuten-Präsentation vorgesehen sind erhalten so rechtzeitig eine Erinnerung.

• Die Exklusivität nochmal in den Vordergrund stellen. - Die Mitglieder können von den Empfehlungen aller Mitglieder profitieren und gleichzeitig Ihren Wettbewerb ausschließen.
• Die Relation von Mitgliedsbeitrag und den Ergebnissen (Umsatz/Monat im gesamten Chapter gegenüber den Mitgliedsbeiträgen der Mitglieder) erklären
  • Beispiel: "Unser Chapter hat derzeit 24 Mitglieder. Damit werden rund 20.000 Euro an Beiträgen für Unterlagen, Trainings, Beratung durch den Partnerdirektor usw., eingezahlt. In Relation dazu konnten wir im Vorjahr einen Umsatz in der Höhe von 850.000 Euro erwirtschaften."
• Durch die Erwähnung der Inhalte wie zum Beispiel die Höhe des Mitgliedbeitrages für neue Mitglieder öffnest du bereits die Türe für weitere Gespräche, der Besucherbetreuer. Außerdem haben deine Aussagen verbindlichen Charakter
• Wenn du dich an die Agenda hältst ermöglichst du deinem Chapter eine stabile Basis um noch erfolgreicher zu werden.
• Es ermöglicht viel Inhalt innerhalb kurzer Zeit zu präsentieren
• Es schafft Sicherheit und Überblick, da der Ablauf in jedem Chapter auf der ganzen Welt gleich ist
• Es sind prägnangte Aussagen, welche keine Missverständnisse zulassen.

Auf der Chapterhomepage kannst du alle wichtigen Neuigkeiten deines Chapters an die Öffentlichkeit bringen. Das zeigt Besuchern und zukünftigen BNI-Mitgliedern, dass in eurem Chapter Dynamik herrscht.
Zur Erklärung ein Beispiel:
Ein BNI Interessent informiert sich auf der BNI-Regionalseite über die Chaptermöglichkeiten. Bei einem Chapter gibt es keine Neuigkeiten, es wird die Standardpage geführt.
Beim zweiten Chapter gibt es aktuelle Neuigkeiten, wie z.B. die Vorstellung eines neuen Mitglieds, ein Rekord-Umsatz wurde erwirtschaftet, ein Powerteam hatte einen besonderen Durchbruch oder aber ganz einfach eine Einladung zum Besuchertag.

Was denkst du, welches Chapter wirkt für den Interessenten einladender?

Vorstellung neuer Mitglieder

Eine tolle Möglichkeit ein Mitglied in das Chapter zu integrieren ist die Vorstellung auf der Chapterhomepage. Am Besten du vereinbarst so schnell wie möglich ein 4 Augen-Gespräch mit dem neuen Mitglied. Damit die Vorstellung der Mitglieder im gleichen Design erscheinen und sich daher keiner bevorzugt oder benachteiligt fühlt empfehlen wir folgenden Aufbau.

1.: Das Chapter xyz freut sich über ein neues Mitglied: Willy Millimandl

2.: Vorstellung des Mitglieds mit ca. 100-150 Wörtern (am Besten mit Hilfe der NUKAG-Formel!)

3.: Abschluss der Präsentation mit dem BNI-Standardtext. Diesen findest du als Vorlage im BNI Connect unter "Meine Dokumente". Du findest den Text aber auch hier.

In deinem Team bekommt jedes Mitglied einen eigenen Aufgabenbereich zugewiesen. Konntet ihr schon klären wer welche Rolle übernimmt?
Damit die Generalprobe funktioniert, müsst ihr das zuvor geklärt haben. Falls das noch nicht geschehen ist, habt ihr nach dem nächsten Meeting nochmal die Möglichkeit darüber zu sprechen.

Dein Login lautet:

username:
Chapter

Passwort:
bni + chaptername

URL:
connect.bni.de

Hier findest du auch noch ein Webinar für die BNI-News:
Link: http://smile2.adobeconnect.com/p8slu8img8n/

PW: bniek