Hier einige Tipps, die Dir die Tätigkeit als Besucherbetreuer leichter machen:

1. Stimmt Euch ab WER am Morgen den Raum herrichtet.
   Das kann rotieren oder fix verbeben werden, wichtig ist: klare Festlegung.
   1. Registrierungstisch herrichten (inkl. Chapterflyer) 
   2. Empfehlungszettel & Umsatzbarometer auflegen
   3. Besucher-Sitzplätze zuweisen & eigenen Platz daneben reservieren
   4. BNI Tisch herrichten (Beispiel)
   5. BNI Success Magazin wenn vorhanden auflegen
       
2. Bedenke: Gäste kommen früh. 
   Der Raum sollte um 6.40 fertig sein.
    
3. Gib Gästen einen guten Eindruck
   Bereite Dich und Dein Team auf die Besucherorientierung 1 vor
    
4. Klärt jedes Mal vorab, wer die Besucherorientierung 2 macht
    
5. Kurzinventar beim Wegräumen - was ist noch da?
   1. ca. 200 Empfehlungszettel (ca. 3cm Stapel)
   2. ca. 100 Umsatz-Barometer (ca. 1,5-2cm Stapel)
   3. ca. 40 Bewerbungsbögen
   4. 3-4 Mitglieder- und Gästelisten
   5. ca. 50 Chaptereinleger (Flyer mit Fotos der Mitglieder)
   6. 1-2 Mitgliederboxen neu

In deinem Team bekommt jedes Mitglied einen eigenen Aufgabenbereich zugewiesen. Konntet ihr schon klären wer welche Rolle übernimmt?
Damit die Generalprobe funktioniert, müsst ihr das zuvor geklärt haben. Falls das noch nicht geschehen ist, habt ihr nach dem nächsten Meeting nochmal die Möglichkeit darüber zu sprechen.

BNI stellt einen MEHRWERT für seine Mitglieder dar. Wer eine Aufgabe im Chapter übernimmt hat damit die Möglichkeit für mehr Sichtbarkeit zu sorgen. Es soll aber auch niemand mit einer Flut von Aufgaben überfordert werden. Daher ist es wichtig, dass möglichst viele Mitglieder sich die Aufgaben teilen. Die Mitglieder im Besucherbetreuungsteam sind sehr wichtig für den Erfolg eines Chapters, da sie für den freundlichen Empfang und damit auch die Stimmung beim Arbeitsmeeting veranwortlich sind. Dabei werden die Aufgaben unter den Mitgliedern des Besucherbetreuerteams unterschiedlich aufgeteilt.

Besucher-Betreuer Nr.1 „Orientierer“

Als Orientierer kannst du dich selbst auch als Wegweiser für Besucher bezeichnen. Du bietest durch deine Aktivitäten den Besuchern die Möglichkeit Informationen über BNI zu erhalten und auch darüber wie sie ein Mitglied im Chapter werden können.
Dazu hast du folgende Möglichkeiten:

1. Bereite einen Orientierungs-Tisch für Besucher vor (Besucher-Mappen, Referenz-Ordner, Kulis, etc..)
2. Verteile die Besucher-Mappen (Bewerbungsformular, Feedback-Bogen für Besucher, Information für Besucher) an die Besucher
3. Biete Hilfestellung beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars (Fax-Nr. …  ………….) und beantworte dabei gleich aufkommende Fragen.
4. Ruf sie an! Telefonisches Follow-Up mit Info an das Führungsteam und Partner-Direktor, sowie Eintrag ins Protokoll am gleichen Tag
5. Begrüße und begleite die Besucher vor, während und nach dem Meeting
6. Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 4/ 5 bei Abwesenheit

Besucher-Betreuer Nr.2 „Anmelder“

In dieser Funktion bist du oft der erste Kontakt für Besucher.

Weitere Punkte auf deiner Agenda:

1. Du nimmst Besucher-Anmeldungen für das BNI-Meeting entgegen (per E-Mail).
2. Melde die geschätzte Teilnehmerzahl 1 Tag vor Veranstaltung bis 14.oo Uhr ans Restaurant weiter!
3. Begleite die Besucher vor, während und nach dem Meeting
4. Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 1 bei Abwesenheit

Besucher-Betreuer Nr.3 „Registrierer“

Nachdem du für den Auf- und Abbau des BNI Tisches und des Mitgliedertisches gesorgt hast, bist du oft das erste Gesicht, welches Mitglieder und Besucher an diesem Morgen sehen.
Mit deinem Charme und guter Stimmung...

1. begrüßt und registrierst du Mitglieder und Besucher.
2. sammelnst 2 Visitenkarten pro Besucher (einladendes Mitglied auf der Rückseite einer Visitenkarte vermerken) ein
3. gibst die Visitenkarten an Schatzmeister und Mitglieder-Koordinator weiter
4. setzt du den 7-Uhr-Strich (nur BNI-Liste verwenden, keine Eigenkreationen)
5. begleitest die Besucher vor, während und nach dem Meeting
6. vertrittst Besucher Betreuer Nr.2 bei Abwesenheit

Außerdem:

1. Kontrolliere regelmäßig den Inhalt der Chapterbox und bestelle das Material anhand des Bestellformulars bis spätestens 20. des Monats nach.
2. Sorge für die Verwahrung der Chapterbox und der Box für Mitglieder-Unterlagen (am Besten in der Location)

Besucher-Betreuer Nr.4 „Übergeber an Gastgeber“

Deine Hauptaufgabe ist es dafür zu sorgen, dass sich Besucher wohlfühlen und leicht ins Gespäch mit anderen Mitgliedern finden. Zeige dazu den Besuchern den Unterlagen-Tisch und stelle sie anderen Mitgliedern im Chapter vor.
Weitere Aufgabe in dieser Rolle sind:

1. Unterstützte Besucher-Betreuer 3 bei der Registrierung und Kontrolle der Chapterbox
2. Begleite Besucher vor, während und nach dem Meeting
3. Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 3 bei Abwesenheit

Wenn es im Chapter mehr als 30 Mitglieder gibt, wird auch noch ein Besucher-Betreuer 5 besetzt. Dieser hat die gleichen Aufgaben wie BB 4.

Das vielleicht stärkste Verkaufstraining überhaupt - sofern Du mit Kunden befreundet sein willst. Denn Besucherbetreuer trainieren in ihrer Rolle den raschen Aufbau von Sympathie und Beziehung. Da nachhaltiges Verkaufen an Stammkunden genau auf diesen Faktoren ruht, ist die Rolle eine geniale Trainingserfahrung. Wer sich darin sicher fühlt, der übernimmt die Besucherorientierung 2, in der sie/er mit den Besuchern auch den Bewerbungsbogen durchgeht. Dort trainierst Du ebenso wichtige Fähigkeiten im Verkauf: Klarheit und Geradlinigkeit ohne persönlich angriffig zu werden.

Ich persönlich halte die Besucherbetreuer für völlig unterschätzte Positionen. Wer diese Rolle gut macht, hat ein enormes Lernpotenzial vor sich - und eine Spielwiese, um es auszuprobieren.

Hier eine Zusammenfassung deiner Aufgaben:

Während des Meetings:

• Vorbereitung des BNI-Tisches und des Mitgliedertisches
  (Siehe hier: Der perfekte BNI Tisch)

• Empfangen und Begleiten der Besucher

• Vorstellen der Chaptermitglieder

• Ansprechperson sein für Besucher bei Fragen zum Thema BNI, Mitgliedschaft, etc.

Außerhalb des Meetings:

• Telefonisches Follow-Up mit Eintragung im Protokoll

• Führen der Chapterbox (Materialcheck)

• Unterstützung des SM

Besucher bringen neuen Schwung in die BNI Runde. Du hast hier den Vorteil, eine zusätzliche "Begründung" zu haben, warum genau du dich um den Besucher annimmst. Das wirkt wie ein richtiger Eisbrecher: Du gehst auf die Besucher zu, verwickelst sie in Gespräche und stehst ihnen bei Fragen zur Verfügung.
Wenn du die Besucher im Nachhinein anrufst, bekommst du die Chance aus den Adressen einen Kontakt zu machen.
Sprich, du bist für die Besucher sichtbar UND fassbar und bleibst daher auch in Erinnerung. Das kann dir zu mehr Empfehlungen und dadurch auch mehr Umsatz verhelfen.