Wie gehe ich sparsam mit dem anvertrauten Geld der Geschäftspartner um? Ganz einfach: Sparen. Hier ein paar Tricks wie du durch gute Planung viel Geld sparen kannst:

1.: monatlicher Frühstücksbeitrag:
Für Eventualitäten brauchst du einen Polster in deiner Kassa. Das heißt: deine monatlichen Einnahmen pro Mitglied sollten höher sein als der tatsächliche Frühstücksbeitrag ist. Beispiel:
Das Frühstück kostet pro Person 10 Euro. Im Monat sind das 40 Euro. Aber manche Monate haben 5 Meetings, daher sollten nicht 40 sondern 45 Euro eingehoben werden.

2.: Kenne die Anwesenheitsquote und die Gästequote:
Seltenst sind alle Mitglieder anwesend, meist fehlen einige. Es ist Verschwendung für diese Essen auftischen zu lassen. Daher ziehe einfach die erwartungsgemäß fehlenden Mitglieder bei Deiner nächsten Bestellung ab. z.B.:
30 Mitglieder, Anwesenheitsquote von 93%, d.h. 2 fehlen, 1-2 Gäste pro Treffen - bestelle also für 29 Personen.

3.: Was heißt das für Dein Chapter:
Du nimmst im Monat von 30 Mitgliedern 45 Euro ein: 1350 Euro
Du bestellst wie oben beschrieben, damit bleiben pro Treffen ca. 30-35 Euro übrig.

Mit diesem Geld kannst du nun zusätzliche Events, welche der Allgemeinheit zu Gute kommen unterstützen. Sei es nun ein Besuchertag, eine besondere Lokation, ein Sektumtrunk, die Feier der 1.000.000 Euro Umsatz-Rückmeldung - was auch immer.

Das wichtigste zum Schluss: Mach dir mit deiner Lokation eine fixe Teilnehmerzahl aus und melde dich nur dann, wenn die Teilnehmerzahl extrem abweichen wird. So sparst du dir den wöchentlichen Anruf.

Als Mitglied des Führungsteams hast du nun ein eigenes kleines Team mit 4-5 Personen im Hintergrund, welche dich untertstützen. Daher heißen sie auch Unterstützungsteams.

Am Anfang ist immer alles eitle Wonne, doch jedes Team funktioniert nur so gut wie deren Chef. Daher hier einige Tipps, wie du dein Team auf Erfolgskurs hältst:

• Zeige dein Interesse an Ihren Aufgaben!
  Indem du mit deinen Teammitgliedern sprichst ermöglicht dir folgende DInge:
  • Du erfährst ob jemand Unterstützung bei der Umsetzung der Aufgabe braucht
  • Deine Teammitglieder erfahren, dass ihre Aufgaben wichtig für den Chaptererfolg sind und nicht ausbleiben sollen.
• Trefft euch 1x im Quartal zum Businesslunch:
  • Der Zusammenhalt im Team steigt mit gemeinsamen Erlebnissen
  • Probleme können gemeinsam angesprochen werden
• Lobe bzw. Bedanke dich!
  • Oft passiert die Arbeit im Hintergrund und gut funktionierende Arbeitsprozesse fallen nicht auf. Ab und an ist ein "Danke!" genau die richtige Motivation um weiter zu machen.
• Wenn du Kritik üben musst, dann bitte konstruktiv. Hier gibt es eine ganz leichte Möglichkeit Kritik zu üben, ohne dass sich dein Gegenüber herabgesetzt fühlt. Hier anhand eines Beispieles mit einer Buchhalterin:
  1. Streiche etwas positives an der Erledigung der Aufgabe heraus.
     Frau Buchhalterin, ich finde es toll wie schnell Sie Ihre Aufgaben erledigen.
  2. Weise darauf hin was noch nicht so gut funktioniert:
     Leider passieren bei der Formatierung der Bilanzen immer wieder Fehler.
  3. Zeige Lösungsvorschläge auf:
     Vielleicht lassen Sie die Endbilanzen vor dem Versand nochmal von Ihrer Kollegin kontrollieren.
  4. Schließe deine Kritik mit 2-3 positiven Statements und warum es dir wichtig ist ab:
     Ich bewundere Ihre Auffassungsgabe und Ihre Selbstständigkeit, das zeigt mir, dass ich mich immer auf Sie verlassen kann.

Viel Erfolg!

• Besucher im Connect am Meetingtag eintragen.
  • Die Besucher erhalten im Anschluss ein Dankschreiben für deren Besuch. Wenn sie dieses erst 2 Wochen nach ihrem Besuch im Chapter erhalten wirkt das unprofessionell
• Sprecher der 10-Minuten-Präsentation eintragen
  • Die Chaptermitglieder, welche für die nächste 10 Minuten-Präsentation vorgesehen sind erhalten so rechtzeitig eine Erinnerung.

• Die Exklusivität nochmal in den Vordergrund stellen. - Die Mitglieder können von den Empfehlungen aller Mitglieder profitieren und gleichzeitig Ihren Wettbewerb ausschließen.
• Die Relation von Mitgliedsbeitrag und den Ergebnissen (Umsatz/Monat im gesamten Chapter gegenüber den Mitgliedsbeiträgen der Mitglieder) erklären
  • Beispiel: "Unser Chapter hat derzeit 24 Mitglieder. Damit werden rund 20.000 Euro an Beiträgen für Unterlagen, Trainings, Beratung durch den Partnerdirektor usw., eingezahlt. In Relation dazu konnten wir im Vorjahr einen Umsatz in der Höhe von 850.000 Euro erwirtschaften."
• Durch die Erwähnung der Inhalte wie zum Beispiel die Höhe des Mitgliedbeitrages für neue Mitglieder öffnest du bereits die Türe für weitere Gespräche, der Besucherbetreuer. Außerdem haben deine Aussagen verbindlichen Charakter
• Wenn du dich an die Agenda hältst ermöglichst du deinem Chapter eine stabile Basis um noch erfolgreicher zu werden.
• Es ermöglicht viel Inhalt innerhalb kurzer Zeit zu präsentieren
• Es schafft Sicherheit und Überblick, da der Ablauf in jedem Chapter auf der ganzen Welt gleich ist
• Es sind prägnangte Aussagen, welche keine Missverständnisse zulassen.

Wöchentlich

Vor dem Chapter-Treffen

• Besucheranmeldungen der Mitglieder entgegennehmen (lassen)
• Teilnehmeranzahl für nächstes Meeting an Veranstaltungsort melden (lassen)
• Status der Zahlungen von Bewerbungen/Verlängerungen prüfen und Mitgliederausschuss informieren
• 10-Min-Präsentation
  • Rednerliste aktualisieren
  • Biographieblatt erhalten und probelesen
  • Tagespreis entgegen nehmen und nächsten Redner daran erinnern
• prüft die Visitenkartenbox auf Vollständigkeit, bevor sie herum gegeben wird
• koordiniert Besucher-Betreuer
  • werden Gäste am Empfang begrüßt und anderen Mitgliedern vorgestellt
  • ist der BNI-Tisch CI-gerecht aufgebaut (siehe Fotovorlage in Chapterbox)
• Visitenkarten der Besucher vom zuständigen Besucher-Betreuer geben lassen (mit  „Einlader“ auf Rückseite)
• Besucher-Betreuer-Team im Auge behalten

Während des Chapter-Treffens

• registriert ob jedes Mitglied sein Namenschild und den BNI-Pin trägt
• 10-Minuten-Präsentation
  • Rednerliste der nächsten 6 Wochen verkünden
  • Heutigen Redner per Kurzbiografie vorstellen
• Bericht des Schatzmeisters (Chapter-Kassenstand + Info Mitgliedschaft)
• Anmeldung für Besucher einfordern
• Referenzschreiben einfordern

Nach dem Chapter-Treffen

• Nimmt Visitenkarten der Besucher mit (nur Besucher, die das erste mal anwesend sind) und für BNI qualifizierte Besucher im BNI Connect eintragen
• Führt die Chapter-Kasse
• Abrechnung der Frühstücksgelder mit dem Restaurant
• kümmert sich um Referenzschreiben von Mitgliedern aus dem Chapter
• Unterstützung des Besucher-Betreuer-Teams durch Tipps
• Referenzmappe führen und für Referenzen werben

Monatlich

• Bezahlung des Frühstücksgeldes organisieren è Absprache mit BB „Registrierer“
• Aktualisiert 4-Augen-Gesprächstabelle
• Anstehende Verlängerungen im Chapter-Treffen ankündigen
• Verlängerungsanträge an Mitglieder übergeben
• Über neue / freiwerdende Branchen informieren
• Verteilt Verlängerungsanträge gemäß Bericht aus BNIConnect
• Aktualisiert Mitgliederverzeichnis

Jährlich

• Führungsteam-Wechsel-Prozess
  • unterstützen durch Auswahl eines neuen Führungsteams
  • Termineinhaltung

Der Schatzmeister ist - wie die Besucherbetreuer - eine oft missverstandene Rolle. Als Schatzmeister hast Du Hausaufgaben: Kassaführung, Sprechereinteilung und Co. Das sind aber die kleinen Tätigkeiten. Die echte Aufgabe als Schatzmeister ist die FÜHRUNG. Der Schatzmeister ist die klarste Führungsrolle, die man bei BNI haben kann. Du trainierst die Führung von Gruppen mittels Delegation, Strukturierung und Vorbildwirkung.

Generell bist Du für folgende Punkte verantwortlich:

Während des Meetings

• Vorbereitung mit den BB der Lokation

• Moderation der 10-Minuten Präsentation

• Koordinierung der Besucherbetreuer

• Bericht über Kassenstand und Mitgliedschaft

• Informiert über neue/freiwerdende Branchen

Außerhalb des Meetings

• Abrechnung der Frühstücksgelder mit dem Restaurant

• Führen der Referenzmappe

• Teilnahme am FT-Meeting

• Aktualisierung aller Verzeichnisse (Mitglieder, 4 Augen, Kassenstand, Besucherliste, 10-Minuten Präsentationen)

• Führung des BB-Teams

Schatzmeister zu sein ist viel mehr als nur das Frühstücksgeld zu kassieren und dafür zu sorgen, dass die Zeit während des Meetings eingehalten wird! Du spielst eine zentrale Rolle im Besucherbetreuungsteam, verhandelst mit der Frühstückslokation, organisierst gemeinsam mit dem Eventkoordinator die Veranstaltungen rund um BNI usw.
Siehst du, welches enormes Kontaktpotential in dieser Aufgabe steckt?