Das kollegiale Telefonat

Das "Kollegiale Telefonat" ist eine der wichtigsten Maßnahmen, um beim Event eine hohe Zuverlässigkeit der Gäste sicher zu stellen. Es dauert nicht lange, ist aber dafür ein echter Erfolgsgarant. Chapter, die meinen, es sich an dieser Stelle leicht zu machen und darauf verzichten, stellen sich so tatsächlich eine große Stolperfalle in den Weg.

Der Ablauf im Überblick

  • Ein anderes Chaptermitglied ruft an

  • Inhalt ist die Zahl der Gäste für die richtige Zahl an Visitenkarten.

  • Begrüßung

  • “Frau XY hat sie ja zu unserem Event am ___ eingeladen. Wir fangen um ___ Uhr in der Location ____ an. Wir erwarten ca. ___ Personen. Ich würde Sie bitten genug Visitenkarten mitzubringen.”

  • “Haben Sie noch Fragen?”

Wie es weiter geht

Gast sagt "Ja, ich komme"

"Dann freue ich mich darauf, Sie am _____ zu treffen. Mein Name ist _______ ich bin ________, vielleicht ergibt sich ja die Gelegenheit für ein Gespräch. Bitte planen Sie 10 Minuten früher da zu sein, damit Sie entspannt vom Parkplatz zum Veranstaltungsraum kommen und noch ein paar Kontakte knüpfen können."

Notiz auf Formblatt: 5 Punkte

 

Gast sagt "Ich komme wahrscheinlich"

"Geht in Ordnung, ich notiere das einmal - sollte sich bei Ihnen die Teilnahme konkretisieren, können Sie [Einlader] kurz kontaktieren, damit wir Ihren Platz frei halten? 

Notiz auf Formblatt: 3 Punkte

 

Gast sagt Nein – weil Termin nicht passt:

Das ist natürlich schade und ich wünsche Ihnen /einen erfolgreichen Geschäftstermin / einen schönen Urlaub / … / - diese Unternehmerrunde wird sich dann ja im Anschluss regelmäßig treffen – was halten Sie davon, wenn ich Sie später einmal zu einem der regulären Treffen einlade?
Notieren für 4-6 Wochen nach Event. Selbst neu einladen.

Wenn ihr Zwillings-Events geplant habt, kannst Du hier gleich für den zweiten Event einladen.

Notiz auf Formblatt: 1 Punkt

Gast sagt Nein – weil kein Interesse

Geht in Ordnung – dann wünsche ich Ihnen noch einen schönen Tag. Und falls Sie Ihre Meinung ändern: wir treffen uns regelmäßig und ich lade Sie gerne zu einem der regulären Treffen ein.

Notiz auf Formblatt: 1 Punkt

 

Vergiss bitte nicht, die endgültigen Zahlen rückzumelden:

Absender: Dein Name
Mailbetreff: [Einlader, für den Du telefoniert hast] : 8 / 4 / 10 / 2  (1 / 3 / 5 / 5*)

Das sagt mir:

  • 8 Personen kommen ziemlich sicher nicht (1 Punkt)

  • 4 Personen kommen vielleicht (3 Punkte)

  • 10 Personen haben zugesagt (5 Punkte)

  • 2 Personen haben todsicher zugesagt (5* Punkte)

Das kollegiale Telefonat dauert in der Regel weniger als 2 Minuten. Selbst wenn man 20 Gäste anzurufen hat, ist man rasch durch. Aber es macht einen riesigen Unterschied, dass der Gast nun auch einer zweiten Person zugesagt hat.

Vom kollegialen Telefonat ausgenommene Berufe

Es gibt Berufe mit ganz besonderen, von deren Standesvertretung vorgegebenen Standesregeln. Das sind beispielsweise Anwälte und Notare aber auch Ärzte und Psychotherapeuten. Die sind noch strenger an den Datenschutz ihrer Klienten(!) gebunden als andere UnternehmerInnen.

Wer von diesen einlädt, führt in der Regel zwei Gästelisten:

  • Gäste, die auch Klienten sind. Diese Liste wird nicht vom kollegialen Telefonat erfasst. Hier ruft die Kanzlei des Gastgebers selbst an.

  • Gäste, die keine Klienten sind. Diese Liste kann ein Team regulär im Rahmen des kollegialen Telefonats anrufen.

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