Die Wahl der Location – ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor

Wenn ein Event erfolgreich sein soll, ist die Auswahl der passenden Location ein entscheidender Baustein. Klingt banal – ist aber essenziell.

Starten wir mit einem zentralen Praxistipp:

In den meisten Fällen findet der Event an einer bereits bekannten oder „üblichen“ Location statt. Gerade deshalb: immer ein konkretes Angebot einholen. Warum? Bei Besuchertagen – vor allem mit gesetztem Menü bzw. Plattenservice – gewähren viele Hotels Sonderkonditionen. Es gibt dokumentierte Fälle, in denen der Preis plötzlich um 30 % gesenkt wurde – aber nur, weil aktiv ein Angebot angefordert wurde. Wer das übersieht, zahlt unnötig drauf.

Worauf kommt es wirklich an?

Ausreichend Platz – nicht bloß am Papier.
Achtet kritisch auf Aussagen wie „Raum für 60–100 Personen“. Wenn 95 Gäste erwartet werden, ist Enge vorprogrammiert. Niemand möchte sich wie in der Sardinenbüchse fühlen – schon gar nicht beim ersten Eindruck eines Besuchertags. Klärt daher das Platzangebot entsprechend der Tischaufstellung, die Euch vorschwebt.
Parkmöglichkeiten – ein unterschätzter Stimmungskiller.
Die Realität: Viele Gäste reisen mit dem eigenen Fahrzeug an. Klärt im Vorfeld:
- Gibt es ausreichend Stellplätze?
- Sind diese kostenfrei oder verhandelbar als Pauschale?
- Wie läuft die Abrechnung – und kann man Schlangen an der Rezeption vermeiden?
Denn eines ist sicher: Wenn sich 40 Menschen nach dem Event an einem einzigen Parkautomaten oder an der Rezeption drängen, bleibt das in Erinnerung – leider negativ.

Damit auch die Gaststätte professionell agieren kann, braucht sie klare Daten:

Datum & Uhrzeit inkl. Aufbau- und Abbauzeiten
Teilnehmerzahl
Budgetrahmen pro Person
Ausstattung: Flipchart, Beamer, Mikrofon, Empfangstisch, Besuchertisch etc.
Bestuhlungsvariante: optimale Raumnutzung bei voller Teilnehmerzahl
Ansprechpartner (inkl. Kontaktdaten) für Rückfragen
Verpflegungsform: Buffet oder gesetzte Platten?
Achtung: Bei 40+ Personen ist ein Buffet oft keine praktikable Lösung – es stört den Ablauf und erzeugt unnötige Unruhe.
Kaffee, auch bei regulären Treffen: wer eine Espressomaschine an den Rand des Raum stellt, muss damit rechnen, dass ausgerechnet in seiner Kurzpräsentation jemand dort viel Lärm produziert. Habt Kaffee IMMER “eingestellt am Tisch” in entsprechenden Kannen. Auch das muss vorher besprochen werden. 80 Gäste brauchen 12-15 Kannen, nicht alle Locations haben die im Haus.

Fazit im Sinne der BNI-Grundhaltung:

Erfolg entsteht dort, wo klare Strukturen mit gelebter Praxis kombiniert werden. Wer die Wahl der Location als nebensächlich abtut, wird die Wirkung unterschätzen. Wer sie mit unternehmerischem Blick organisiert, schafft einen professionellen Rahmen – und genau das brauchen starke Teams für starke Netzwerke.

Links