Sind meine Daten in Connect verschwunden?

Hin und wieder kommt die Frage auf, ob eine Empfehlung in der Connect App “verschwunden” wäre, man sähe sie nicht.

Wir sind dem immer wieder nachgegangen und der Verdacht hat sich jedes Mal in Luft aufgelöst. Aber es ist nicht offensichtlich, wie Connect mit Daten arbeitet, daher hier eine Erklärung.

• Exkurs: wie Programme mit Daten arbeiten

  Vieles wird klarer, wenn man versteht, dass Programme mindestens vier Ebenen der Datenverarbeitung haben: Eingabe, Speicherung, Verarbeitung, Bericht. Sauber entwickelte Programme trennen das sehr strikt, d.h. es gibt eine Applikationswelt, in der nur Daten eingegeben werden mit Datenprüfung und -validierung, eine Ebene, in der nur die Daten in einer Datenbank katalogisiert und gespeichert werden - da werden nicht nur die Daten sondern auch Metadaten gespeichert: was, wann, von wem, wie eingegeben wurde. Dann gibt es eine Ebene, die nur die Berechnungen durchführt und wieder in eine / die Datenbank speichert. Und letztlich eine Ebene, in der nur Berichte für Menschen gut lesbar präsentiert werden.

Wie hantiert die Connect-App mit Daten?

Die Connect App ist zwar eine in sich geschlossen wirkende Applikation, sie hat aber mehrere Schichten, die ihre Daten aus verschiedenen Quellen ziehen.

Home-Schirm: Bericht über bestätigte Aktivitäten. Dieser Schirm/Tab zieht seine Information aus der Berichts-Ebene vom zentralen Connect-Server.

Aktivitäten-Tab: Eingeben, Editieren und Betrachten aller Aktivitäten. Diese Daten stammen zuerst einmal von jedem einzelnen Mitglied.

Diese beiden haben also einen zentralen Unterschied, der so nicht erkennbar ist: Wenn Du eine Aktivität eingibst, zB eine Empfehlung, dann ist die im Aktivitäten-Tab sicht- und editierbar, so lange der Wochenbericht vom MK nicht abgeschlossen ist.

Der kritische Schritt: Bestätigung durch den MK

Dieser Berichtsabschluss ist der zentrale Punkt. Der MK soll innerhalb von 24h nach dem Meeting den PALMS-Bericht abschließen. Dabei bestätigt er An- und Abwesenheiten, trägt Gäste zu den Mitgliedern nach, wie auch Testimonials und mit “Bericht senden” wird der Bericht dem System übergeben.

Ab jetzt kann man Empfehlungen nicht mehr editieren. Wenn der MK den Bericht ändern muss, muss der wieder aus dem System herausgenommen werden.

Wenn ich also am Freitag eine Empfehlung eingebe, mein Team sich am Dienstag trifft und den besten aller MKs hat, der schon am Dienstag um 9 Uhr den Bericht abschließt, steht bis dahin meine Empfehlung NUR unter Aktivitäten. Erst nach Abschluss des Wochenberichts ändert sich der Home-Schirm und zeigt die neue Zahl der Empfehlungen an.

Das hat nichts damit zu tun, dass der Empfänger meiner Empfehlung über die App diese umgehend als eMail bekommt. Der muss nicht warten, bis der MK den Bericht abgeschlossen hat.

Der Bericht ist fertig und abgeschlossen

Nur ein abgeschlossener Bericht steht dann in der Web-App unter “Berichte” zur Verfügung. Damit werden beispielsweise am Monatsende die chapterübergreifenden Traffic-Lights berechnet. Es ist wichtig zu verstehen: ist ein Bericht im “Entwurf”-Status, findet er keinen Eingang in nachfolgende Berichte.

Für Mitglieder viel zentraler: erst jetzt ist die Empfehlung auch im Home-Tab zu sehen. Dieser Tab ist ja ein “Bericht” und er zieht seine Daten auch aus der Berichts-Ebene aus Connect.

Dieser Schritt ist nicht offensichtlich und daher für viele auch nicht verständlich. Man gibt eine Empfehlung ein und am Home-Bildschirm ändert sich erst einmal gar nichts. Das irritiert. Das lässt vermuten “die Empfehlung ist verschwunden”. Nein, sie ist da, sie ist nur in einem Entwurfs-Status. Man kann sie noch editieren, zB die Telefonnummer korrigieren, bis der MK den Bericht abgeschlossen hat.

Die Stolperfalle ist ein MK, der das nicht erkannt hat. Manch ein MK schließt alle Berichte des Monats in der letzten Woche des Monats ab. Damit frustriert er leider viele Mitglieder, die weder ihr Umsatz-Danke noch ihre Empfehlungen im Überblick am Home-Schirm angezeigt bekommen.

Daher: keine Sorge, Daten verschwinden nicht, es kann nur sein, dass es eben ein paar Tage dauert, bis alle Berichte alle Empfehlungen anzeigen.