Besuchertagplanung - Flipchart
Transparenz & strukturierte Vorbereitung sind vielleicht die beiden wichtigsten Erfolgsfaktoren für Events, vor allem für Besuchertage.
Vertrauen Menschen nicht darauf, dass die anderen sich bemühen, schränken sie unweigerlich ihr Engagement ein. Eine demotivierende Abwärtsspirale beginnt. Auf der Gegenseite: ein starkes, gut kommuniziertes Engagement, motiviert auch zögerliche Mitglieder, ihre Mitarbeit zu steigern.
Events sind VCP-Parties!
Die Wochen der Vorbereitung auf einen Event sind aber auch eine Gelegenheit für jeden einzelnen, seine Sichtbarkeit (V = Visibility) und seine Glaubwürdigkeit (C = Credibility) zu steigern. Ein durch den Event gestärktes Team hat einen stärkeren Zusammenhalt, was den Wert der Mitgliedschaft (P = Profitability) steigert. Daher sind Events reine VCP-Parties!
Das Planungs-Flipchart ist die stärkste Maßnahme!
Mit dem Flip schaffen wir Transparenz. Wir klären von Anfang an, wie viele Besucher wir erwarten können und wer wie engagiert mitmacht. Wir steigern die Sichtbarkeit jener, die sich engagieren und im nächsten Schritt, wenn sie ihre Einladungen versenden auch deren Glaubwürdigkeit.
Das Planungsflipchart hat viel Macht
Durch das Aufschreiben der Namen und der potentiellen Besucher schlagt ihr gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe:
Ihr bekommt Planungssicherheit.
Jene mit starkem Engagement bekommen verstärkt Sichtbarkeit
Das Flip transportiert Verbindlichkeit, was das Vertrauen im Team fördert.
Ihr wisst wie viele Einladungsbriefe maximal benötigt werden und könnt daher genauer die Kosten kalkulieren.
Das Flip im Aufbau über mehrere Wochen
Das Flip beginnt 7-8 Wochen vor dem Event. Bevor wir mit dem Flip vor der Gruppe beginnen, muss uns klar sein, welches Ziel wir verfolgen. Die Daumenregel ist: zirka 35-40 versandte Einladungen führen zu zirka 8-10 Besuchern und die zu zirka einer Bewerbung. Vorausgesetzt es werden keine Ex-Mitglieder, Mitglieder anderer Chapter oder Mitarbeiter eingeladen. Nur das Führungsteam soll Mitglieder anderer Chapter einladen dürfen, zB Menschen, die sich im Team besonders verdient gemacht haben, Botschafter udgl.
Mit dem Ziel im Kopf wissen wir auch, wie viele Einladungen pro Person wir in etwa verschicken müssen. Wir starten dann mit dem Führungsteam. Jeder gibt eine erste Schätzung der Zahl ab, wie viele Gäste er/sie einladen wird. Das ist dann die erste Spalte im Flipchart.
Im ersten Schritt sollen die Mitglieder bekannt geben, wieviele Einladungsbriefe sie gerne verschicken möchten.
5 Wochen vor dem Event: tatsächliche Einladungen
Meist in zwei Schüben 5 und 4 Wochen vor dem Event verschicken wir die Briefe. Dafür gibt es ein eigenes Prozedere, welches Du hier nachlesen kannst. Hier ist nur wichtig zu wissen, dass wir das Flipchart um die tatsächlich versandten Einladungen ergänzen.
Im darauffolgenden Meeting wird bekannt gegeben, wieviele Einladungen TATSÄCHLICH verschickt wurden.
Zwei Wochen vor dem Event: erste Zusagen
Nach dem Gastgeber-Telefonat wissen wir, wie viele Zusagen wir tatsächlich haben, oft mit ein paar “vielleicht” von Gästen, die noch nicht ganz sicher sind.
Das ist die dritte Spalte
Die Mitglieder hatten nun 1 Woche Zeit um bei Ihren Gästen nachzufragen wer tatsächlich kommen kann. 2 Wochen vor dem Besuchertag wird der aktuelle Status festgestellt.
1 Woche vor dem Event: das kollegiale Telefonat
Diese Spalte sehen wir nicht immer, weil abhängig vom Wochentag die Rückmeldung des kollegialen Telefonats manchmal nicht mehr bei einem Chaptermeeting erfolgen kann. Doch das Ziel hier ist, dass der Gast einer anderen Person nochmal zusagt, so steigert sich die Wahrscheinlichkeit seiner Anwesenheit enorm.
Eine Woche darauf wurden die "kollegialen Telefonate" durchgeführt. Anhand von Punkten wird nun festgestellt wieviele der jeweiligen Gäste kommen. 5 Punkte bekommen dabei die fixen Zusagen, 3 Punkte die "Vielleicht-eher ja" und 1 Punkt die "Vielleicht-eher nein".
Die Detailberechnung der TeilnehmerInnen
Rechnen wir mit mehr als 60 TeilnehmerInnen ist die Genauigkeit der Vorhersage wichtig, daher hat BNI hier eine eigene Formel entwickelt. Die “ich komme gern” gelten als “5er” mit einer Wahrscheinlichkeit von ca. 85%, die “ich muss noch schauen” sind “3er” mit einer Wahrscheinlichkeit von 50% und die “eher nicht” rechnen wir mit maximal 10%.
Zum Abschluss werden die Summen gebildet. Wobei folgende Regel besteht:
- 80-90% der Gäste mit 5 Punkten kommen
- 50% der Gäste mit 3 Punkten kommen
- 10% der Gäste mit 1 Punkt kommen
Dadurch kann nun eine wahrscheinliche Gästezahl der Lokation rückgemeldet werden.
Wie wichtig es ist Gäste einzuladen könnt ihr noch einmal zusätzlich mit dem Zusammenhang von Gästen und Chaptererfolg unterstreichen. Nähere Infos findet ihr im Artikel "Wieso sollen wir regelmäßig Gäste einladen?"
