Das vielleicht stärkste Verkaufstraining überhaupt - sofern Du mit Kunden befreundet sein willst. Denn Besucherbetreuer trainieren in ihrer Rolle den raschen Aufbau von Sympathie und Beziehung. Da nachhaltiges Verkaufen an Stammkunden genau auf diesen Faktoren ruht, ist die Rolle eine geniale Trainingserfahrung. Wer sich darin sicher fühlt, der übernimmt die Besucherorientierung 2, in der sie/er mit den Besuchern auch den Bewerbungsbogen durchgeht. Dort trainierst Du ebenso wichtige Fähigkeiten im Verkauf: Klarheit und Geradlinigkeit ohne persönlich angriffig zu werden.

Ich persönlich halte die Besucherbetreuer für völlig unterschätzte Positionen. Wer diese Rolle gut macht, hat ein enormes Lernpotenzial vor sich - und eine Spielwiese, um es auszuprobieren.

Hier eine Zusammenfassung deiner Aufgaben:

Während des Meetings:

• Vorbereitung des BNI-Tisches und des Mitgliedertisches
  (Siehe hier: Der perfekte BNI Tisch)

• Empfangen und Begleiten der Besucher

• Vorstellen der Chaptermitglieder

• Ansprechperson sein für Besucher bei Fragen zum Thema BNI, Mitgliedschaft, etc.

Außerhalb des Meetings:

• Telefonisches Follow-Up mit Eintragung im Protokoll

• Führen der Chapterbox (Materialcheck)

• Unterstützung des SM

Besucher bringen neuen Schwung in die BNI Runde. Du hast hier den Vorteil, eine zusätzliche "Begründung" zu haben, warum genau du dich um den Besucher annimmst. Das wirkt wie ein richtiger Eisbrecher: Du gehst auf die Besucher zu, verwickelst sie in Gespräche und stehst ihnen bei Fragen zur Verfügung.
Wenn du die Besucher im Nachhinein anrufst, bekommst du die Chance aus den Adressen einen Kontakt zu machen.
Sprich, du bist für die Besucher sichtbar UND fassbar und bleibst daher auch in Erinnerung. Das kann dir zu mehr Empfehlungen und dadurch auch mehr Umsatz verhelfen.

Wöchentlich

Vor dem Chapter-Treffen

• Besucheranmeldungen der Mitglieder entgegennehmen (lassen)
• Teilnehmeranzahl für nächstes Meeting an Veranstaltungsort melden (lassen)
• Status der Zahlungen von Bewerbungen/Verlängerungen prüfen und Mitgliederausschuss informieren
• 10-Min-Präsentation
  • Rednerliste aktualisieren
  • Biographieblatt erhalten und probelesen
  • Tagespreis entgegen nehmen und nächsten Redner daran erinnern
• prüft die Visitenkartenbox auf Vollständigkeit, bevor sie herum gegeben wird
• koordiniert Besucher-Betreuer
  • werden Gäste am Empfang begrüßt und anderen Mitgliedern vorgestellt
  • ist der BNI-Tisch CI-gerecht aufgebaut (siehe Fotovorlage in Chapterbox)
• Visitenkarten der Besucher vom zuständigen Besucher-Betreuer geben lassen (mit  „Einlader“ auf Rückseite)
• Besucher-Betreuer-Team im Auge behalten

Während des Chapter-Treffens

• registriert ob jedes Mitglied sein Namenschild und den BNI-Pin trägt
• 10-Minuten-Präsentation
  • Rednerliste der nächsten 6 Wochen verkünden
  • Heutigen Redner per Kurzbiografie vorstellen
• Bericht des Schatzmeisters (Chapter-Kassenstand + Info Mitgliedschaft)
• Anmeldung für Besucher einfordern
• Referenzschreiben einfordern

Nach dem Chapter-Treffen

• Nimmt Visitenkarten der Besucher mit (nur Besucher, die das erste mal anwesend sind) und für BNI qualifizierte Besucher im BNI Connect eintragen
• Führt die Chapter-Kasse
• Abrechnung der Frühstücksgelder mit dem Restaurant
• kümmert sich um Referenzschreiben von Mitgliedern aus dem Chapter
• Unterstützung des Besucher-Betreuer-Teams durch Tipps
• Referenzmappe führen und für Referenzen werben

Monatlich

• Bezahlung des Frühstücksgeldes organisieren è Absprache mit BB „Registrierer“
• Aktualisiert 4-Augen-Gesprächstabelle
• Anstehende Verlängerungen im Chapter-Treffen ankündigen
• Verlängerungsanträge an Mitglieder übergeben
• Über neue / freiwerdende Branchen informieren
• Verteilt Verlängerungsanträge gemäß Bericht aus BNIConnect
• Aktualisiert Mitgliederverzeichnis

Jährlich

• Führungsteam-Wechsel-Prozess
  • unterstützen durch Auswahl eines neuen Führungsteams
  • Termineinhaltung

Der Schatzmeister ist - wie die Besucherbetreuer - eine oft missverstandene Rolle. Als Schatzmeister hast Du Hausaufgaben: Kassaführung, Sprechereinteilung und Co. Das sind aber die kleinen Tätigkeiten. Die echte Aufgabe als Schatzmeister ist die FÜHRUNG. Der Schatzmeister ist die klarste Führungsrolle, die man bei BNI haben kann. Du trainierst die Führung von Gruppen mittels Delegation, Strukturierung und Vorbildwirkung.

Generell bist Du für folgende Punkte verantwortlich:

Während des Meetings

• Vorbereitung mit den BB der Lokation

• Moderation der 10-Minuten Präsentation

• Koordinierung der Besucherbetreuer

• Bericht über Kassenstand und Mitgliedschaft

• Informiert über neue/freiwerdende Branchen

Außerhalb des Meetings

• Abrechnung der Frühstücksgelder mit dem Restaurant

• Führen der Referenzmappe

• Teilnahme am FT-Meeting

• Aktualisierung aller Verzeichnisse (Mitglieder, 4 Augen, Kassenstand, Besucherliste, 10-Minuten Präsentationen)

• Führung des BB-Teams

Schatzmeister zu sein ist viel mehr als nur das Frühstücksgeld zu kassieren und dafür zu sorgen, dass die Zeit während des Meetings eingehalten wird! Du spielst eine zentrale Rolle im Besucherbetreuungsteam, verhandelst mit der Frühstückslokation, organisierst gemeinsam mit dem Eventkoordinator die Veranstaltungen rund um BNI usw.
Siehst du, welches enormes Kontaktpotential in dieser Aufgabe steckt?

Wöchentlich

Vor dem Chapter-Treffen

• Sind neue Mitglieder zur Aufnahme vorzustellen?
• Anzukündigende Veranstaltungen?
• 60 Sekunden mit oder ohne Sonderthema
• Besucher persönlich begrüßen
• Visitenkarten der Besucher geben lassen

Während des Chapter-Treffens

• Repräsentation des Chapters
• Leitung und Durchführung des Meetings gemäß der BNI-Richtlinien
• Moderation der 20 Tagesordnungspunkte
• Zeitverantwortung für Ende des Chapter-Treffens um 8:30 Uhr

Nach dem Chapter-Treffen

• Einführung neuer Mitglieder
• Wochen-E-Mail an das gesamte Chapter (spätestens 2 Tage nach dem Chapterreffen) mit
  • aktualisierter Mitgliederliste
  • Terminliste
  • etc… 
• Unterstützung
  • Eventkoordinator
  • Mentorenkoordinator
  • Trainingsbeauftragter
  • Medienbeauftragter
  • Wöchentliches Telefonat mit BNI-Direktor

Monatlich

• Leitet die Führungsteam-Sitzung (nach letztem Chapter-Treffen des Monats)
• Sendet das Führungsteam-Sitzungsprotokoll am Tag der Sitzung an den zuständigen BNI-Direktor
• Informiert sich über gesuchte Branchen (Info aus Mitgliederausschuss)

Jährlich

• Führungsteam-Wechsel-Prozess
  • leiten und unterstützen durch Auswahl eines neuen Führungsteams
  • Termineinhaltung
• Alle anstehenden Termine einmal im halben Jahr an Führungsteam versenden

Nicht regelmäßig

• Entscheidet bei Gleichstand im Mitgliederausschuss mit seiner Stimme.
• Alle feststehenden Jahrestermine im persönlichen Kalender vermerken
  • Führungsteam-Sitzung, Mitgliederausschuss-Sitzung
• Wichtige neue Termine an das Chapter weitergeben und im persönlichen Kalender vermerken
  • Führungsteam-Frühstück oder -Dinner
  • Botschafter-Treffen
  • Chapterteam-Trainings
• Neuerungen an das Chapter weitergeben
• Durchführung Regionaler Powerteam-Besuchertag (RPB-Tag) unterstützen

Ich möchte deine Rolle als Chapterdirektor mit jener eines Kapitäns auf einem Schiff vergleichen:
Gemeinsam mit deinem Team beschließt du wohin die Reise gehen soll. Deine Aufgabe ist es nun den Überblick zu bewahren, deine Matrosen auf dem richtigen Kurs zu halten um gemeinsam das Ziel zu erreichen.
Dafür stimmst du dich mit deinen Offizieren ab (Führungsteam) und gibst den Matrosen (aktive Mitglieder) einen Ablauf (Tagesordnung) anhand dessen sie sich orientieren können.

Doch so wie die Reise losgegangen ist, wirst Du zum Moderator - und ein wenig auch zum Entertainer. Denn im Alltag will niemand herumkommandiert werden. Du schaffst es durch deine schwungvolle Art alle zu motivieren und - wenn es nötig ist - auch die richtigen klaren und motivierenden Worte zu finden um alle wieder auf Kurs zu bringen.
Nach Außen präsentierst du die Leistungen deiner Mannschaft. So wissen interessierte Personen immer an wen sie sich wenden können.
Viel Erfolg!

20 Punkte umfasst die BNI Agenda - vom offenen Netzwerken bis zur Einführung neuer Mitglieder. Doch sogar diese 20 Punkte kratzen nur an der Oberfläche. Hinter der eigentlichen Agenda gibt es die "hidden agenda", die Geheimagenda.

Sie ist kein strenges Geheimnis, doch macht sie einen Unterschied, ob das Chapter langfristig erfolgreich ist oder eben weniger. Denn nicht nur, dass ein Punkt gemacht wird, besonders WIE er erledigt wird, macht den Unterschied.

Als MK wachst Du über unsere Realität. Du kontrollierst, ob ein Chapter nur gute Stimmung hat oder ob es auch echte Ergebnisse liefert. Je nach App-Nutzung gibst Du die Daten selbst ein oder bestätigst sie bloß. Daneben ist Deine zentrale Funktion die Steuerung des Chapters über eine 3-Monats-Perspektive mit dem Mitgliederausschuss. Du intervenierst selten direkt, doch Deine indirekten Interventionen lenken das Chapter über Monate.

Generell bist Du für folgende Punkte verantwortlich:

Während des Meetings

• Unterstützung des CDs bei der Moderation

• Vorbereitung des PALMS-Berichts (wichtige Zeitspar-Chance)

• Moderation der 60-Sekunden-Präsentationen

• Bericht des Mitgliederkoordinators

Außerhalb des Meetings

• Solide Abwicklung aller Bewerbungen (siehe hier)

• Vorbereitung & Führung des Mitgliederausschusses

• Teilnahme am Führungsteammeeting

Wie sag ichs nur? Tipps für Deinen Auftritt im Chapter.

Gratulation zur Entscheidung, diese Rolle zu übernehmen. Sie ist definitiv eine der spannendsten Rollen im Chapter und zählt zu den bedeutendsten. Denn Du blickst in das Chapter hinein, achtest auf die Motivation der Mitglieder und die Einhaltung der Regeln. Zugleich führst Du den Mitgliederausschuss und kannst so zentral mitbestimmen, wohin das Chapter steuert.

Du hast damit viel Verantwortung. Natürlich kannst Du Deinen Regionaldirektor oder auch Partnerdirektor immer kontaktieren, wenn etwas unklar ist - und das ist ausdrücklich empfohlen. Doch wollen wir Dir auch möglichst viel Info an die Hand geben, damit Du gut und zeitsparend arbeiten kannst.

Hier sind Deine Aufgaben im Detail. Kernpunkte sind hervorgehoben.

Wöchentlich

Vor dem Chapter-Treffen

• Aus BNI Connect ausdrucken
  • Leeren PALMS Bericht zum Eintragen
  • 6-Monats-Bericht (taggenau)
•  10. Tagesordnungspunkt „Bericht des Mitglliederkoordinators“ vorbereiten
• Klären welche Bewerbungen sind in Prüfung / genehmigt /abgelehnt / bezahlt
• Information an Chapterdirektor über neu aufzunehmende Mitglieder (genehmigt durch Mitgliederausschuss und Beitrag bezahlt)

Während des Chapter-Treffens

• Vorbereiten des PALMS-Berichts
  • über anwesende / vertretene / abwesende Mitglieder
  • Besucher
  • Mehrfachbesucher (2. Mal => nicht vermerken) è Liste kommt vom BB „Registrierer“
• Kontrolle Abwesenheiten, Aktionen planen (sicherstellen, dass Mitgliederausschuss sich darum kümmert)
• Teilnehmer zur 60-Sekunden-Präsentation aufrufen (Mitglieder, Vertreter)
• Bericht des Mitglieder-Koordinators über Chapter-Statistik, Bewerber, gesuchte Berufssparten
• Sammelt die rosa Empfehlungszettel und Umsatzbarometerkärtchen (Danke-Karten)
• Führt Ziehung des Tagespreissiegers durch

Nach dem Chapter-Treffen

• Info an das Mitgliederausschuss-Mitglied Nr. 3 è abwesende Mitglieder anrufen und Brief senden (Holschuld des Mitgliederausschuss 3)
• Mitgliederausschuss-Mitglieder führen und Aktionen nachhalten (Anruf, Briefe, Bewerbungen)
• Mitnehmen und verwahren
  • Mitgliederliste
  • Besucherliste
  • Empfehlungen (Durchschläge)
  • Umsatzbarometer
• Eintrag der Daten am selben Tag in PALMS-Report im BNI Connect
  • Besucher nur bei erstem Besuch, keine Cross-Chapter-Mitglieder-Besuche eintragen
  • Empfehlungen
  • Testimonials
  • Umsätze
•  Hinweis an Besucher, die das 2. Mal anwesend sind, dass nächste Teilnahme nur als „Mitglied“ stattfinden kann
• Mail/Fax der Bewerbungen/Verlängerungsanträge an das Mitglieder-Service-Center senden
• Wöchentliches Telefonat mit BNI-Direktor (als Bindeglied zu BNI)

Monatlich

•  An Führungsteam-Sitzung teilnehmen (nach dem letzten Chapter-Treffen des Monats)
  • Vergleich Zahlen / Ziele vor der Führungsteam-Sitzung
  • Maßnahmen erarbeiten, zum Beschluss an Mitgliederausschuss geben
• Chapter-Treffen im Monat: PALMS-Bericht mit Ergebnisteil (letzter Monat und letzte 6 Monate)
  • Ausdrucken
  • Aushängen / Verteilen
• Unterlagen für Mitgliederausschuss-Sitzung einfordern, vorbereiten und für alle mitbringen
  • Traffic Lights
  • PALMS letzter Monat und letzte 6 Monate
  • Mitglieder- und Besuchernachbearbeitungsprotokoll
  • Anstehende Verlängerungen der nächsten 3 Monate
  • Offene Anträge (Bewerbungen, Verlängerungen)
  • Trainingsberichte aus BNI Connect (Wem fehlt welche Schulung è Schulungsgrad)
• Mitgliederausschuss-Sitzung leiten (nach dem ersten Chapter-Treffen des Monats)
• Koordiniert und kontrolliert den Mitgliederausschuss in Bezug auf
  • Maßnahmen zur Erreichung der gesetzten Ziele
  • Anrufe und Briefe an abwesende Mitglieder
  • Bearbeitung von Bewerbern & Verlängerer
• Protokolle an BNI-Direktor senden (Mail/Fax)

Jährlich

•  Führungsteam-Wechsel-Prozess
  • unterstützen durch Auswahl eines neuen Führungsteams
  • Termineinhaltung