Oft werde ich gefragt, wer denn bei einem Besuchertag welche Aufgaben übernimmt und wo genau der Unterschied zwischen einem Besuchertag und einem normalen Treffen ist.

Es gibt tatsächlich kaum einen Unterschied, nur wegen des größeren Events laufen die Dinge etwas formeller ab. Unten siehst Du eine Gegenüberstellung der normalen Morgenagenda im Vergleich zur Besuchertagagenda. Die roten Felder sind Unterschiede zwischen normalem Meeting und Besuchertag. Bei den grünen Feldern kann der PD den CD unterstützen und entlasten. Auch ist ein regelmäßiger Wechsel des Redners für die Aufmerksamkeit des Publikums förderlich.

Im Bild siehst Du eine Gegenüberstellung von regulärem Meeting und offizieller Besuchertagsagenda.

Ein paar Details dazu:

Trainingspart

Hier geht es um Grundsätzliches. Der Trainingskoordinator kann her die Arbeitsprinzipien erklären:

Wir sind verbindlich, zuverlässig, anwesend.
Wir unterstützen einander in herausfordernden Zeiten
Wir trainieren einander, unsere Firmen & Angebote ins beste Licht zu rücken.

Oder man geht auf Skills ein

Liebe Gäste, Ihr werdet Euch auch präsentieren können (Vorsicht: ist nicht immer so), so geht NUKAG.
Es werden sich gleich Mitglieder vorstellen, so gehen bei uns Suchaufträge und Kurzpräsentationen.

Visitenkartenspiel

Machen wir bei vielen Gästen, also ab 1,5 Gäste / Mitglied und mehr. Es ist ein witziger Impuls, der Menschen in Bewegung bringt und - gut moderiert - den Wert von BNI gut darstellt.

BNI Story

Sehr simpel: wie kam ICH zu BNI, warum bin ICH heute in dieser Rolle, was bringt BNI mir konkret?

BNI Regeln & Standards

Je nach Inhalt des Trainingsparts erklären wir noch einmal kurz, warum ein Chapter funktioniert:

Wir sind immer anwesend oder lassen uns vertreten, denn so entstehen Beziehungen.
Wir versprechen uns in die Hand, einander so gut kennen zu lernen, dass wir einander empfehlen können.
Wir betreiben ein aktives Netzwerk, indem wir immer wieder Gäste dem Team vorstellen und so ein starkes Netzwerkumfeld pflegen.

Kurzpräsentationen

Wichtige Variation: weniger “welche Kunden suche ich” und eher ein “mit welchen Geschäftspartnern suche ich das Gespräch”. Besonders wirksam, wenn diese Berufe im Raum vertreten sind. Im schlechtesten Fall kommt es zu einem befruchtenden Gespräch, im besten Fall bekommt der Gast eine Idee, mit wem er konkret im Chapter zusammen arbeiten könnte.

Hauptpräsentation

Beim Besuchertag gibt es KEINE Hauptpräsentation durch Mitglieder. Wir brauchen die Zeit für andere Dinge:

Ehrung von Mitgliedern
Erklärung von Kooperationsprojekten
Vorstellung des Chapters oder von BNI

Empfehlungen erklären oder “Die Engagementrunde beim BT”

Es gibt zwei Varianten von Engagementrunden / Empfehlungsrunden bei Besuchertagen.

Variante “Normale ER”
Es findet eine normale Engagementrunde statt. Empfehlenswert, wenn das Team in der Regel pro Mitglied über 0,85 Empfehlungen austauscht und es niemals jemanden gibt, der sagt “ich hab nix”. Wenn das sehr straff(!) gemacht wird, macht das Eindruck.

Variante Projekte & Kooperationen

Statt dass jeder einzelne zu Wort kommt, werden einzelne Mitglieder gebeten, über Kooperationsprojekte im Chapter und auch chapterübergreifend zu berichten. Gerne 3-4 Min pro Projekt, gerne mit mehreren Beteiligten. Dauert mindestens so lang wie eine klassische Engagementrunde, gibt aber Gästen ein sehr gutes Bild, wie wir arbeiten. Bei Gründungs-Besuchertagen und in Chaptern, die oft pro ER weniger als 0,5 Empfehlungen/Mg tauschen eine empfehlenswerte Variante.

Preisverleihung

Die Auflösung des Visitenkartenspiels.

Team nach vorne

Findet oft mehrfach statt, man lässt alle Mitglieder aufstehen und erklärt den Gästen: “das sind jene Unternehmerinnen und Unternehmer, die mit Ihnen gern zusammenarbeiten wollen”

Berufe-Spiel

Bei großen Besuchertagen oft eine witzige Maßnahme: wir checken vorab, welche Berufe a) im Chapter frei und b) mehrfach vertreten sind. Dann bitten wir z.B. “den Fotografen” kurz aufzustehen, weil wir suchen konkret einen Fotografen. Es stehen 2 oder 3 auf. Denen sagt man: “oha… mehr als einer. Nun wir würden uns freuen, EINEN von Ihnen im Team begrüßen zu dürfen. Empfehlenswert sind Sie alle, sonst hätte man Sie nicht eingeladen, es kann aber immer nur einer pro Sparte aufgenommen werden”. Wir spielen hier mit dem Prinzip der Verknappung, kann man es humorvoll machen, löst es Denkprozesse bei Gästen aus. Bringt aber nichts, wenn es keine Sparten mit zwei oder mehr Gästen gibt.

Bewerbungen erklären

IMMER mit der 1-2-3-Methode. IMMER mit vorausgedruckten Bewerbungsbögen. Bringt um Klassen bessere Ergebnisse.

1-2-3-Methode

Wir brauchen von Gästen nur fünf Informationen, verwenden den Bewerbungsbogen, weil es simpler ist. (Tatsächlich: wir wollen, dass Gäste nicht das Gefühl bekommen, wir verheimlichen wichtige Dinge, wie zB den Mitgliedsbeitrag). Die Info, die wir brauchen ist

Name
Telefonnummer
Branche
Gastgeber
Feedback 1-2-3

Feedback 1-2-3: oben am Blatt schreibt man “1” wenn man wissen will, wie man konkret in dem Team mitarbeiten kann. Dann führen wir HEUTE NOCH ein Gespräch, weil wir wollen Sie kennen lernen.

Man schreibt “2” wenn man noch Fragen hat und deswegen heute oder morgen angerufen werden will.

Man schreibt “3”, wenn es gerade nicht passt.

Die Zettel sammelt man nachher ein.

Top-Team-Variante (Tipp aus Tirol): ihr habt jetzt drei Tische, je einen für 1, für 2, für 3 als Feedback. Tisch “3” ist irgendwo im Raum, weit weg von der Tür. Tisch “2” ist nahe der Tür, denn “Tisch 1” ist aus Platzgründen vor der Tür. Tatsächlich wollen wir die 1er von den 3ern trennen.

Bei Tisch 1 brauchen wir 1 Mitglied je 1-2 “1er” Feedbacks. Die gehen sofort die Bewerbung durch, klären Fragen, holen die Unterschrift ab für den folgenden Mitgliederausschuss.

Bei Tisch 2 werden KEINE FRAGEN BEANTWORTET sondern ein Mitglied führt eine Liste mit Namen, Branchen & Telefonnummern. Die werden am selben Nachmittag angerufen. Die “2er” werden direkt danach ins offene Netzwerken im Raum entlassen. Klar und knapp gemacht, hinterlässt das einen guten Eindruck und jene, die nachtelefonieren stoßen auf ein gutes Gesprächsklima.

Bei Tisch 3 bedankt man sich fürs Kommen, (idealerweise der CD oder PD, weil die haben durch die Agenda jetzt viel Autorität) und bittet die Menschen auf eine Moderationskarte eine Sache zu schreiben, die ihnen heute am Meeting gut gefallen hat. Wir wollen, dass auch die 3er am Ende einen positiven Eindruck entwickeln. Wir versuchen NICHT einen 3er doch noch zu einem 1er zu machen. Geht komplett nach hinten los. Nach dem entlassen wir die 3er zum offenen Netzwerken.
Intern verwenden wir die Liste aber auch als Motivationsturbo “schaut mal, was sogar jene sagen, die meinten, eine Bewerbung wäre nichts für sie”.