Stunde der Wahrheit: der Briefversand
Teams entstehen an gemeinsamen Zielen. Gemeinschaften daran, wie ein Team an die Ziele herangeht. Das sind zwei der zentralen Führungsleitsätze bei BNI.
Wir benötigen heute:
Ein Anschreiben für jeden Gast.
Ein neutrales Kuvert ohne Fenster ohne Logo.
Briefmarken für normale Briefe, meist in Rollen.
Optional: Chapterflyer mit allen Berufen im Team. Hier darauf achten, dass der Brief dann noch immer <20g hat, damit die richtige Frankierung verwendet wird.
Ein Meilenstein in der Eventvorbereitung
Der Briefversand, so trivial er sein mag, ist ein großer Meilenstein im Erleben der Eventvorbereitung. Jeder einzelne, der hier Engagement zeigt, kann mit einer Veränderung seiner wahrgenommen Glaubwürdigkeit im Team rechnen. Aber auch wer kein Engagement zeigt, wird das erleben. Ich habe beim Briefversand bereits Menschen erlebt, die von der Randerscheinung im Team zum Gallionsfigur heranwuchsen und andere, die ihren Expertenstatus völlig verloren.
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Wir können die Kompetenz anderer nicht erkennen. Ein Malermeister kann nicht sagen, ob ein Anwalt fachlich gut ist. Nur ein mindestens genauso guter Anwalt könnte das. Der Anwalt kann auch über den Maler auch nur in Bezug auf Mängel urteilen, aber ob die Arbeit “gut”, “sehr gut” oder “außergewöhnlich gut” ist, kann nur ein anderer Maler sagen.
Aber unser Unterbewusstes will Orientierung, will Klarheit, also urteilt es mit dem “Halo-Effekt”. Dieser Effekt beschreibt “Situationen, in denen wir Eigenschaften einer Sache oder Person auf andere Aspekte projizieren.” Auf gut Deutsch: wenn der angesehene Anwalt beim Einladen zum Besuchertag nur Ausreden findet, warum er gar niemanden einladen kann - so als hätte er keine Freunde oder Geschäftspartner - dann ist seine Glaubwürdigkeit brutal angekratzt.
Auf der anderen Seite: jeder aktive Netzwerker, also jemand, der über Gäste- und Vertreterliste verfügt, kann hier mit wenig Aufwand seine Glaubwürdigkeit nach innen wie nach außen steigern.
An so einigen Stellen ist BNI durchaus “old school”, also sehr traditionell, das beginnt bei der Meetingform, geht über die Visitenkarten eben bis zu der Art, wie wir Events vorbereiten. Das ist ein USP von BNI, der einen echten Unterschied macht. Beim Briefversand ist der Brief ganz konkret ein wahrer Aufmerksamkeitsturbo. Damit das klappt, gibt es ein paar Dinge zu beachten.
Die Briefvorlage
Es gibt verschiedene Briefvorlagen. Du kannst sie hier herunterladen und auf Deinen Event anpassen. Tatsächlich ist es weniger wichtig, welche Vorlage Du verwendest als DASS Du eine verwendest. Denn wann hast Du zuletzt einen echten Geschäftsbrief bekommen, der keine Formalität war, wie zB eine Rechnung?
Bei der Vorlage ist nur wichtig:
Es fehlt die Uhrzeit
Meist fehlt der Ort
Diese fehlenden Punkte sind wichtig, weil sie uns einen Inhalt für das erste Telefonat geben. Ohne dieser “Sollbruchstellen” wäre das Telefonat nur ein “Hast Du meinen Brief bekommen?” Was so sinnvoll ist, wie der Anruf, ob das Mail angekommen ist. Nämlich gar nicht.
Ablauf des Briefversands
Wir starten OHNE FRÜHSTÜCK mit sauberen Tischen. Auch wenn wir ein Arbeitsfrühstück sind, wollen wir weder Kaffeeflecken noch Semmelbrösel mit unseren Briefen mitschicken.
Es sitzen immer Gruppen von drei Personen zusammen.
Am Start wird das Flipchart ergänzt. Eine einfache Abfrage wie viele Briefe nun tatsächlich hier sind. Nicht selten kommen noch welche dazu, wenn man mal im Überlegen ist, wen man noch in seinem Netzwerk aktivieren will.
Die Dreierteams arbeiten nun wie folgt:
Im Team geht der Briefversand sehr schnell!
Person faltet den Brief und steckt ihn quer in ein neutrales Kuvert. Wir verwenden keine Kuverts mit Firmenlogo oder Fenster, um den Eindruck eines Werbemails zu vermeiden.
Person schreibt händisch die Empfängeradresse auf den Brief. Absender ist bei einfachen Briefen nicht nötig. Wir arbeiten nicht mit Etiketten, wieder um den Eindruck eines in Serie produzierten Werbebriefs zu vermeiden.
Person frankiert und verschließt den Brief.
Mit etwas Routine frankiert ein Chapter auf diese Weise über 400 Briefe in weniger als 10 Minuten.
Briefversand: Feuerwerk der Glaubwürdigkeit
Der Briefversand ist für sich keine aufregende, ja fast eine langweilige Sache, doch er ist ein echter Meilenstein. Beim Briefversand erleben wir einen wahres Feuerwerk der Glaubwürdigkeit im Chapter. Denn nicht nur hat jedes Mitglied hat hier Gelegenheit, sein äußeres Netzwerk, das Sekundärnetzwerk, zu aktivieren, es zeigt auch jeder sein Engagement und seine regionale Verwurzelung nach innen, ins Chapter hinein.
