Mitgliedschaften mit häufigen Vertretungen

BNI lebt vom aktiven Miteinander. Die persönliche Anwesenheit der Mitglieder ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Chapter, denn nur so können Beziehungen aufgebaut, Empfehlungen ausgetauscht und Wachstum ermöglicht werden.

Gerade neue Mitglieder stehen jedoch häufig vor der Herausforderung, ihren Arbeitsalltag auf die regelmäßigen Meetings abzustimmen und auch bestehende Mitglieder sind hin und wieder verhindert. Für solche Fälle gibt es die Vertreterregelung – eine praktische Lösung, die jedoch mit Maß und Ziel eingesetzt werden sollte.

Die Regelung erlaubt, dass ein Vertreter anstelle des Mitglieds an Meetings teilnimmt. Dadurch bleibt das Mitglied offiziell präsent, auch wenn es persönlich verhindert ist. Doch Vorsicht: Eine sehr regelmäßige Vertretung, insbesondere durch sogenannte Dauervertreter, birgt Risiken, die sowohl für das Mitglied als auch das Chapter erhebliche Konsequenzen haben können.

Da gibt es einige Dinge zu beachten:

  1. Der "Dauervertreter" muss aus derselben Firma kommen oder unmittelbares Familienmitglied (Partner, Kind) sein. 

  2. Nicht zielführend sind faktische multiple Dauervertretungen, wenn also eine Person über mehrere Wochen, mehrere Mitglieder vertritt. In solchen Fällen sollte dem Vertreter nach einiger Zeit keine Vorstellung seiner Firma gestattet werden.

  3. Was nicht gestattet ist, ist dass die Dauervertretung faktisch eine verdeckte Mitgliedschaft für ein weiteres Unternehmen darstellt. Darunter fällt auch, wenn ein Mitarbeiter seinen Arbeitgeber vertritt und dann auch noch seinen Nebenberuf vorstellen will. Das wäre eine verdeckte Mitgliedschaft.

  4. Ehemalige Mitglieder können grundsätzlich keine Vertreter sein und daher auch niemals zu regelmäßigen Vertretern werden. Siehe dazu auch Hier.

  5. Der "Dauervertreter" muss die Prozederes rund um BNI verstehen. Meist heißt das: Teilnahme an einem MET und Präsentationstraining.

  6. Wenn der Vertreter über mehr als ein paar Wochen öfter kommt als das eingetragene Mitglied und das auch so bleiben soll, muss 

    1. der Mitgliederausschuss dem zustimmen

    2. die Mitgliedschaft im BNI-System adaptiert werden.

    Das ist üblicherweise der Fall, wenn ein Mitarbeiter seinen Chef vertritt und in Zukunft die Mitgliedschaft wahrnehmen soll. Nur wenn der Mitarbeiter im System eingetragen ist, bekommt er auch Mails, kann Rollen wahrnehmen usw.

    Damit der MA das behandeln kann, braucht es einen unterfertigten Bewerbungsbogen mit den Daten der Person. Den benötigen wir auch, um gemäß der DSGVO die Daten der Person verarbeiten zu dürfen.

Die Risiken der häufigen Vertretung

Für mich als Mitglied, welches sich vertreten lässt:

  • Ich reduziere meine Sichtbarkeit im Team.

  • Gerade am Anfang baue ich die wichtigen Beziehungen viel langsamer auf.

  • Die anderen nehmen mich schlechter wahr, lernen schlechter, wie sie mich ins Gespräch bringen und das kann meine Empfehlungsquote senken.

  • Als oft vertretenes Mitglied erfahre ich auch weniger über die anderen, kann daher auch weniger einbringen, was den Aufbau meiner Glaubwürdigkeit im Chapter erschwert.

  • Im schlimmsten Fall wissen die Mitglieder nicht mehr, mit wem sie die 1-2-1-Gespräche führen sollen, woraufhin zuerst Termine mit den gut erreichbaren (=anwesenden) Mitgliedern ausgemacht werden.

(Tipp: hier kannst Du nachlesen, wieso bei BNI die Begriffe "Sichtbarkeit" und "Glaubwürdigkeit" so wichtig sind und was sie in unserer Sprache bedeuten.)

Für das Chapter ist eine Dauervertretung eine Herausforderung. Das Team sollte sich daher auch gut überlegen, ob sie dem zustimmt, denn:

  • Das Engagement im Team wird durch ein neues aber regelmäßig vertretenes Mitglied nur sehr langsam steigen.

  • Die Branche ist dennoch besetzt.

  • In der Praxis haben wenige Dauervertretungen langfristig funktioniert. Spannenderweise haben wir gerade bei diesen Dauervertretungen dennoch hohe Abwesenheiten feststellen müssen. Vermutlich gibt es eine generell reduzierte Verbindlichkeit dem Chapter gegenüber. Oft nehmen diese DV-Mitglieder auch weniger Empfehlungen mit.

  • BNI-Trainings und Mentorenprogramm greifen oft deutlich schlechter.

Wie man mit einer häufigen Vertretung dennoch erfolgreich wird

Eine häufige Vertretung ist suboptimal, doch die Risiken lassen sich abfedern:

  • Seid gemeinsam anwesend, agiert als Team.
    So nehmen Euch die anderen Mitglieder auch als Team und wertvolle Mitglieder im Chapter wahr.

  • Mach viele 1-2-1-Gespräche
    Achte darauf, mindestens ein Vier-Augen-Gespräch (1-2-1) pro Woche zu führen. Bitte den anderen in der Engagementrunde darüber zu berichten. So erkennen die anderen Dein Engagement.

  • DU machst 1-2-1-Gespräche, DU machst Kundentermine
    Bei häufig vertretenen Mitgliedern fragen sich die anderen oft "mit wem führe ich das 1-2-1?" oder "Wer kommt dann zu meinem empfohlenen Kunden?". Stelle sicher, dass diese Fragen für alle klar beantwortet sind - sonst bleiben die Empfehlungen aus!

  • Lege besonderen Fokus auf Empfehlungen
    Wenn Du anwesend bist, kannst Du mit überdurchschnittlich vielen und guten Empfehlungen Deine Professionalität und Dein Engagement beweisen.

  • Starte ein Projekt mit mehreren Mitgliedern
    Das gibt einen Grund, immer wieder Kontakt aufzunehmen und die anderen Mitglieder werden über das Projekt und damit über Dich berichten.

  • Besuche andere Chapter und berichte davon
    Bring Chapterflyer mit, biete an, Kontakte herzustellen usw.

  • Besuche mehr Trainings als jeder andere
    Auch damit beweist Du Dein Engagement und bekommst neue Kontakte obendrein.

  • Lass Deinen Vertreter auch Empfehlungen mitbringen
    Du kannst Empfehlungen mitgeben oder der Vertreter erkennt, dass auch seine Kontakte von den professionellen Mitgliedern im Chapter profitieren können - was natürlich noch besser wäre. 

  • Achte auf Engagement Deines Vertreters
    Vertreter, die sich auch für das Team engagieren und nicht am Rand stehen, werden immer gern gesehen und werden vom Chapter sehr geschätzt. Das betrifft vor allem Projekte wie Netzwerkabende und Besuchertage. Sprich mit Deinem Vertreter und klärt Eure Vorgangsweise.

 Fazit

Häufige Vertretungen sind keine ideale Lösung, aber sie können, wenn durchdacht eingesetzt, das Potenzial eines BNI-Chapters dennoch bewahren. Letztlich geht es darum, die zentralen Werte und Prinzipien von BNI – Sichtbarkeit, Glaubwürdigkeit und Engagement – auch unter diesen Umständen zu leben und zu fördern. Mit klarem Fokus und einem strategischen Ansatz bleibt die Vision eines erfolgreichen und lebendigen Chapters Realität. 

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