Als Eventkoordinator sorgst Du einerseits für das soziale Miteinander, doch darf dabei die Kernaufgabe nicht vergessen werden: das Motivieren der Mitglieder für Trainings, Boost-Meetings und chapterübergreifende Aktionen (z.B. Sommerfeste auch anderer Chapter).

Dafür hast Du gegen Ende des Meetings 2 Minuten Zeit, die gehören Dir, die sind in der Agenda vermerkt. In diesen zwei Minuten kannst Du auf kommende Events, z.B. Trainings, hinweisen.

Wie motiviere ich zur Anmeldung?

Wenn in Deinem Chapter eine solide digitale Kompetenz vorhanden ist, kann sich jedes Mitglied für die Trainings online anmelden. Wie das geht kann z.B. der Trainingskoordinator in einem Video zeigen. Die Videos findest Du hier: www.networkingprofi.com/videos

Wenn das nicht klappt, dann mach es simpel:

1. Bereite eine Tabelle vor, auf der sich Mitglieder anmelden können.

2. Gib vor dem Meeting die Tabelle dem Führungsteam und den Leuchttürmen des Chapters, damit die sich schon einmal anmelden können.

3. Die halb-ausgefüllte Tabelle kann dann während des Meetings herumgegeben werden. Achtet bitte auf ein leserliches ausfüllen!

4. Nach dem Meeting schickst Du ein gutes(!) Foto der Liste an info@bni-msc.de mit der Bitte, die Anmeldungen ins System einzutragen.

Als Medienkoordinator übernimmst du einige wichtige Aufgaben:

1. Du sorgst für...
   1. die Öffentlichkeitsarbeit im Chapter, d.h. du gestaltest unsere Außendarstellung
   2. die Organisation der Medienarbeit
   3. die Koordination der Beiträge, den Kontaktaufbau zu den regionalen Medien
2. Ein wichtiger Punkt ist der monatliche News-Post auf connect.bni.de. Hier veröffentlichst du am besten:
   1. Aktuelle Chaptererfolge (Umsatz, Empfehlungen, Meilensteine
   2. Die Aufnahme neuer Mitglieder, inkl. einem kurzen Statement über das Mitglied (z.B. aus dessen 60 Sek oder den USP)
3. Zudem stimmst du Veranstaltungstermine deines Unternehmerteams  bzw. regionale Veranstaltungen von BNI mit den Medien ab. Du bist ein zentraler Ansprechpartner bei der Organisation der Veranstaltungen deines CHapterts bzw. deiner Region.
4. Als Medienkoordinator gibst du Termine von speziellen BNI Anlässen oder sonstigen Highlights im Chapter an die Medien weiter und lädst diese ein. Vorlagen dazu sind abrufbar unter www.bni.at
5. Auch hast du hier die Chance, die Medien rund um den Event zu betreuen und so gute Kontakte aufzubauen.
6. Unterstützt wirst du auch von BNI Österreich. Dort kannst du Pressetexte anfordern, gegenlesen und korrigieren. Wichtig ist hier natürlich, dass die Fakten stimmen:
   1. die Adresse der Lokation und Zeit (07:00-08:30 Uhr) des Chapter-Treffens,
   2. die jahresaktuellen BNI-Zahlen (Chapter, Mitglieder, Empfehlungen, Umsatz) - bezogen auf die letzte offizielle Pressemeldung zu Beginn eines Jahres durch BNI
   3. den Verweis für weitere Auskünfte auf die regionale bzw. nationale Webseite www.bni.at
7. Gemeinsam mit der BNI Region werden wir auch einen Medienverteiler pflegen. Das heißt, wir sammeln alle Pressekontakte und versorgen diese strukturiert mit Information.
8. In kleinen Unternehmerteams (Chaptern) mit max. 24 kann der Medienkoordinator mit der Rolle des Eventkoordinators zusammengefasst werden.

In dieser Schlüsselrolle hast du die Chance dein Chapter zu mehr Erfolg zu verhelfen. Denn, je besser sich die neuen Mitglieder einarbeiten, umso schneller kommt es im Chapter auch zu mehr Empfehlungen.

Du...

• wählst die Mentoren aus
• ordnest die Mentees den Mentoren zu - lege bei diesen zwei Punkten vor allem auf folgende Details wert:
  • Aus welcher Branche sollte der Mentor sein um den Mentee am Besten unterstützen zu können?
  • Welche Charaktere können sich gegenseitig am Besten pushen?
• sammelst alle MMP-Berichte (Mitglieder-Mentor-Programm-Berichte)
• führst eine Gesamtübersicht aller im Mentor-Programm befindlichen Mitglieder

Du berichtest außerdem regelmäßig deinem Chapterdirektor über den aktuellen Stand. Gemeinsam mit dem Führungsteam könnt ihr dann auch noch weitere Unterstützungsmaßnahmen für die Mentees entwickeln.

Als Trainingsbeauftragter hast du die Möglichkeit:

• Aus den vorhandenen Trainingstipps (in Absprache mit dem Chapterdirektor) ein passendes Thema auszuwählen und selbst zu präsentieren.
• Hin und wieder(!) Mitglieder auszuwählen, die jede Woche über ein von dir gewähltes Netzwerk Thema referieren.
  • TIPP 1: Wähle Mitglieder, die vor kurzem selbst bei einem BNI-Workshop teilgenommen haben, um das dort gelernte weitergeben zu können.
  • TIPP 2: Bei den 4-Augen Gesprächen kannst du viel über deine Mitglieder herausfinden und auch ihre persönlichen Stärken. - Motiviere sie dazu z.B.: den Vorteil einer besonderen Dienstleistung vorzutragen.
• Du kannst zeitweise auch als Trainer das Netzwerk-Training (Abendtraining) übernehmen. Das ermöglicht dir viele neue Kontakte kennen zu lernen und auch in der Region bekannter zu werden.

BNI stellt einen MEHRWERT für seine Mitglieder dar. Wer eine Aufgabe im Chapter übernimmt hat damit die Möglichkeit für mehr Sichtbarkeit zu sorgen. Es soll aber auch niemand mit einer Flut von Aufgaben überfordert werden. Daher ist es wichtig, dass möglichst viele Mitglieder sich die Aufgaben teilen. Die Mitglieder im Mitgliederausschuss sind sehr wichtig für den Erfolg eines Chapters, da sie für die Einhaltung der Richtlinien und das Wachstum des Chapters mit verantwortlich sind .Dabei werden die Aufgaben unter den Mitgliedern des Mitgliederausschusses unterschiedlich aufgeteilt. Die Mitgliederausschuss-Sitzung findet immer im Anschluss an das 1.-Chapter-Meeting des Monats statt. Zur Unterstützung nehmen der Partnerdirektor und der/die Botschafter des Chapters teil. Botschafter haben kein Mitsprache- und Stimmrecht und sind nur stille Beobachter.

MG Nr. 1 des MA „Referenzprüfer“

Du hast hier die Möglichkeit dem Antragsteller auf den Zahn zu fühlen und kannst feststellen, ob er auch gut genug für euer Chapter ist. Dadurch hast du auch die Möglichkeit herauszufinden, ob es eventuelle Interessenskonflikte mit bereits bestehenden Mitgliedern geben könnte.

Außerdem verliest du den Bericht des Mitgliederausschusses und vertrittst bei Abwesenheit Mitglied 4 bzw. 3, falls der Mitgliederausschuss nur aus 3 Personen besteht.

MG Nr. 2 des MA „Powerteam-Beauftragter“

Jedes Mitglied in deinem Chapter bietet einzigartige Produkte und Dienstleistungen an. Sich für bestimmte Projekte oder Aufträge zusammenzuschließen ist nur eine Möglichkeit ein Powerteam zu bilden. Auch umgekehrt kann es gehen: Mitglieder entwickeln gemeinsam ein neues Produkt für die Kunden.
Als Powerteam-Beauftragter betreust du

• das Powerteam-Programm und
• Branchentage/RPBs (Liste 14x6, Chapter-Design) im Chapter.

Überall, wo Menschen zusammenkommen, gibt es auch einmal Konflikte. Als zweites Mitglied im Mitgliederausschuss nimmst du die schriftlichen Beschwerden und Konflikte entgegen.

Außerdem:

• Du vertrittst Mitglied Nr. 1 des Mitgliederausschuss bei Abwesenheit
• Du kümmerst dich in Absprache mit dem Führungsteam um das Chapter-Design.

MG Nr. 3 des MA „Helfer“

Es gibt bei BNI die Anwesenheitsregel. Denn genau diese Zuverlässigkeit, auf die du bauen kannst, ist es was BNI von anderen Unternehmerrunden unterscheidet und es dadurch so erfolgreich macht.
Als Helfer ist es deine Aufgabe den Grund für Abwesenheiten herauszufinden. Dies bringt 2 Vorteile mit sich:

1. Das fehlende Mitglied fühlt sich wertgeschätzt und merkt, dass seine Abwesenheit auffällt.
2. Der Mitgliederausschuss kann Motivations-Trends in einem Chapter abschätzen und rechtzeitig darauf reagieren.

Um diese Aufgabe zu erfüllen,

1. besorge dir nach dem Meeting die Namen der abwesenden Mitglieder beim Mitgliederkoordinator.
2. rufe bei abwesenden Mitgliedern am Tag des Meetings an.
3. schreibe wenn nötig auch Briefe an das abwesende Mitglied
4. führe darüber ein Protokoll und gebe dein Feedback an Führungsteam, Botschafter und Partnerdirektor am Tag des Meetings.
5. Vertrittst du Mitglied Nr. 2 des Mitgliederausschuss bei Abwesenheit

MG Nr. 4 des MA "Controller"

Als Controller des Chapters

1. Erstellst  du SOLL-/IST-Vergleich zwischen Zielen des Chapters und dem tatsächlichem Ergebnis
2. hältst den Kontakt zum Mentorenkoordinator im Chapter
3. Vertrittst Mitglied Nr. 3 des Mitgliederausschuss bei Abwesenheit

BNI stellt einen MEHRWERT für seine Mitglieder dar. Wer eine Aufgabe im Chapter übernimmt hat damit die Möglichkeit für mehr Sichtbarkeit zu sorgen. Es soll aber auch niemand mit einer Flut von Aufgaben überfordert werden. Daher ist es wichtig, dass möglichst viele Mitglieder sich die Aufgaben teilen. Die Mitglieder im Besucherbetreuungsteam sind sehr wichtig für den Erfolg eines Chapters, da sie für den freundlichen Empfang und damit auch die Stimmung beim Arbeitsmeeting veranwortlich sind. Dabei werden die Aufgaben unter den Mitgliedern des Besucherbetreuerteams unterschiedlich aufgeteilt.

Besucher-Betreuer Nr.1 „Orientierer“

Als Orientierer kannst du dich selbst auch als Wegweiser für Besucher bezeichnen. Du bietest durch deine Aktivitäten den Besuchern die Möglichkeit Informationen über BNI zu erhalten und auch darüber wie sie ein Mitglied im Chapter werden können.
Dazu hast du folgende Möglichkeiten:

1. Bereite einen Orientierungs-Tisch für Besucher vor (Besucher-Mappen, Referenz-Ordner, Kulis, etc..)
2. Verteile die Besucher-Mappen (Bewerbungsformular, Feedback-Bogen für Besucher, Information für Besucher) an die Besucher
3. Biete Hilfestellung beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars (Fax-Nr. …  ………….) und beantworte dabei gleich aufkommende Fragen.
4. Ruf sie an! Telefonisches Follow-Up mit Info an das Führungsteam und Partner-Direktor, sowie Eintrag ins Protokoll am gleichen Tag
5. Begrüße und begleite die Besucher vor, während und nach dem Meeting
6. Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 4/ 5 bei Abwesenheit

Besucher-Betreuer Nr.2 „Anmelder“

In dieser Funktion bist du oft der erste Kontakt für Besucher.

Weitere Punkte auf deiner Agenda:

1. Du nimmst Besucher-Anmeldungen für das BNI-Meeting entgegen (per E-Mail).
2. Melde die geschätzte Teilnehmerzahl 1 Tag vor Veranstaltung bis 14.oo Uhr ans Restaurant weiter!
3. Begleite die Besucher vor, während und nach dem Meeting
4. Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 1 bei Abwesenheit

Besucher-Betreuer Nr.3 „Registrierer“

Nachdem du für den Auf- und Abbau des BNI Tisches und des Mitgliedertisches gesorgt hast, bist du oft das erste Gesicht, welches Mitglieder und Besucher an diesem Morgen sehen.
Mit deinem Charme und guter Stimmung...

1. begrüßt und registrierst du Mitglieder und Besucher.
2. sammelnst 2 Visitenkarten pro Besucher (einladendes Mitglied auf der Rückseite einer Visitenkarte vermerken) ein
3. gibst die Visitenkarten an Schatzmeister und Mitglieder-Koordinator weiter
4. setzt du den 7-Uhr-Strich (nur BNI-Liste verwenden, keine Eigenkreationen)
5. begleitest die Besucher vor, während und nach dem Meeting
6. vertrittst Besucher Betreuer Nr.2 bei Abwesenheit

Außerdem:

1. Kontrolliere regelmäßig den Inhalt der Chapterbox und bestelle das Material anhand des Bestellformulars bis spätestens 20. des Monats nach.
2. Sorge für die Verwahrung der Chapterbox und der Box für Mitglieder-Unterlagen (am Besten in der Location)

Besucher-Betreuer Nr.4 „Übergeber an Gastgeber“

Deine Hauptaufgabe ist es dafür zu sorgen, dass sich Besucher wohlfühlen und leicht ins Gespäch mit anderen Mitgliedern finden. Zeige dazu den Besuchern den Unterlagen-Tisch und stelle sie anderen Mitgliedern im Chapter vor.
Weitere Aufgabe in dieser Rolle sind:

1. Unterstützte Besucher-Betreuer 3 bei der Registrierung und Kontrolle der Chapterbox
2. Begleite Besucher vor, während und nach dem Meeting
3. Vertrete Besucher-Betreuer Nr. 3 bei Abwesenheit

Wenn es im Chapter mehr als 30 Mitglieder gibt, wird auch noch ein Besucher-Betreuer 5 besetzt. Dieser hat die gleichen Aufgaben wie BB 4.

Wöchentlich

Vor dem Chapter-Treffen

• Besucheranmeldungen der Mitglieder entgegennehmen (lassen)
• Teilnehmeranzahl für nächstes Meeting an Veranstaltungsort melden (lassen)
• Status der Zahlungen von Bewerbungen/Verlängerungen prüfen und Mitgliederausschuss informieren
• 10-Min-Präsentation
  • Rednerliste aktualisieren
  • Biographieblatt erhalten und probelesen
  • Tagespreis entgegen nehmen und nächsten Redner daran erinnern
• prüft die Visitenkartenbox auf Vollständigkeit, bevor sie herum gegeben wird
• koordiniert Besucher-Betreuer
  • werden Gäste am Empfang begrüßt und anderen Mitgliedern vorgestellt
  • ist der BNI-Tisch CI-gerecht aufgebaut (siehe Fotovorlage in Chapterbox)
• Visitenkarten der Besucher vom zuständigen Besucher-Betreuer geben lassen (mit  „Einlader“ auf Rückseite)
• Besucher-Betreuer-Team im Auge behalten

Während des Chapter-Treffens

• registriert ob jedes Mitglied sein Namenschild und den BNI-Pin trägt
• 10-Minuten-Präsentation
  • Rednerliste der nächsten 6 Wochen verkünden
  • Heutigen Redner per Kurzbiografie vorstellen
• Bericht des Schatzmeisters (Chapter-Kassenstand + Info Mitgliedschaft)
• Anmeldung für Besucher einfordern
• Referenzschreiben einfordern

Nach dem Chapter-Treffen

• Nimmt Visitenkarten der Besucher mit (nur Besucher, die das erste mal anwesend sind) und für BNI qualifizierte Besucher im BNI Connect eintragen
• Führt die Chapter-Kasse
• Abrechnung der Frühstücksgelder mit dem Restaurant
• kümmert sich um Referenzschreiben von Mitgliedern aus dem Chapter
• Unterstützung des Besucher-Betreuer-Teams durch Tipps
• Referenzmappe führen und für Referenzen werben

Monatlich

• Bezahlung des Frühstücksgeldes organisieren è Absprache mit BB „Registrierer“
• Aktualisiert 4-Augen-Gesprächstabelle
• Anstehende Verlängerungen im Chapter-Treffen ankündigen
• Verlängerungsanträge an Mitglieder übergeben
• Über neue / freiwerdende Branchen informieren
• Verteilt Verlängerungsanträge gemäß Bericht aus BNIConnect
• Aktualisiert Mitgliederverzeichnis

Jährlich

• Führungsteam-Wechsel-Prozess
  • unterstützen durch Auswahl eines neuen Führungsteams
  • Termineinhaltung

Wöchentlich

Vor dem Chapter-Treffen

• Sind neue Mitglieder zur Aufnahme vorzustellen?
• Anzukündigende Veranstaltungen?
• 60 Sekunden mit oder ohne Sonderthema
• Besucher persönlich begrüßen
• Visitenkarten der Besucher geben lassen

Während des Chapter-Treffens

• Repräsentation des Chapters
• Leitung und Durchführung des Meetings gemäß der BNI-Richtlinien
• Moderation der 20 Tagesordnungspunkte
• Zeitverantwortung für Ende des Chapter-Treffens um 8:30 Uhr

Nach dem Chapter-Treffen

• Einführung neuer Mitglieder
• Wochen-E-Mail an das gesamte Chapter (spätestens 2 Tage nach dem Chapterreffen) mit
  • aktualisierter Mitgliederliste
  • Terminliste
  • etc… 
• Unterstützung
  • Eventkoordinator
  • Mentorenkoordinator
  • Trainingsbeauftragter
  • Medienbeauftragter
  • Wöchentliches Telefonat mit BNI-Direktor

Monatlich

• Leitet die Führungsteam-Sitzung (nach letztem Chapter-Treffen des Monats)
• Sendet das Führungsteam-Sitzungsprotokoll am Tag der Sitzung an den zuständigen BNI-Direktor
• Informiert sich über gesuchte Branchen (Info aus Mitgliederausschuss)

Jährlich

• Führungsteam-Wechsel-Prozess
  • leiten und unterstützen durch Auswahl eines neuen Führungsteams
  • Termineinhaltung
• Alle anstehenden Termine einmal im halben Jahr an Führungsteam versenden

Nicht regelmäßig

• Entscheidet bei Gleichstand im Mitgliederausschuss mit seiner Stimme.
• Alle feststehenden Jahrestermine im persönlichen Kalender vermerken
  • Führungsteam-Sitzung, Mitgliederausschuss-Sitzung
• Wichtige neue Termine an das Chapter weitergeben und im persönlichen Kalender vermerken
  • Führungsteam-Frühstück oder -Dinner
  • Botschafter-Treffen
  • Chapterteam-Trainings
• Neuerungen an das Chapter weitergeben
• Durchführung Regionaler Powerteam-Besuchertag (RPB-Tag) unterstützen

Hier sind Deine Aufgaben im Detail. Kernpunkte sind hervorgehoben.

Wöchentlich

Vor dem Chapter-Treffen

• Aus BNI Connect ausdrucken
  • Leeren PALMS Bericht zum Eintragen
  • 6-Monats-Bericht (taggenau)
•  10. Tagesordnungspunkt „Bericht des Mitglliederkoordinators“ vorbereiten
• Klären welche Bewerbungen sind in Prüfung / genehmigt /abgelehnt / bezahlt
• Information an Chapterdirektor über neu aufzunehmende Mitglieder (genehmigt durch Mitgliederausschuss und Beitrag bezahlt)

Während des Chapter-Treffens

• Vorbereiten des PALMS-Berichts
  • über anwesende / vertretene / abwesende Mitglieder
  • Besucher
  • Mehrfachbesucher (2. Mal => nicht vermerken) è Liste kommt vom BB „Registrierer“
• Kontrolle Abwesenheiten, Aktionen planen (sicherstellen, dass Mitgliederausschuss sich darum kümmert)
• Teilnehmer zur 60-Sekunden-Präsentation aufrufen (Mitglieder, Vertreter)
• Bericht des Mitglieder-Koordinators über Chapter-Statistik, Bewerber, gesuchte Berufssparten
• Sammelt die rosa Empfehlungszettel und Umsatzbarometerkärtchen (Danke-Karten)
• Führt Ziehung des Tagespreissiegers durch

Nach dem Chapter-Treffen

• Info an das Mitgliederausschuss-Mitglied Nr. 3 è abwesende Mitglieder anrufen und Brief senden (Holschuld des Mitgliederausschuss 3)
• Mitgliederausschuss-Mitglieder führen und Aktionen nachhalten (Anruf, Briefe, Bewerbungen)
• Mitnehmen und verwahren
  • Mitgliederliste
  • Besucherliste
  • Empfehlungen (Durchschläge)
  • Umsatzbarometer
• Eintrag der Daten am selben Tag in PALMS-Report im BNI Connect
  • Besucher nur bei erstem Besuch, keine Cross-Chapter-Mitglieder-Besuche eintragen
  • Empfehlungen
  • Testimonials
  • Umsätze
•  Hinweis an Besucher, die das 2. Mal anwesend sind, dass nächste Teilnahme nur als „Mitglied“ stattfinden kann
• Mail/Fax der Bewerbungen/Verlängerungsanträge an das Mitglieder-Service-Center senden
• Wöchentliches Telefonat mit BNI-Direktor (als Bindeglied zu BNI)

Monatlich

•  An Führungsteam-Sitzung teilnehmen (nach dem letzten Chapter-Treffen des Monats)
  • Vergleich Zahlen / Ziele vor der Führungsteam-Sitzung
  • Maßnahmen erarbeiten, zum Beschluss an Mitgliederausschuss geben
• Chapter-Treffen im Monat: PALMS-Bericht mit Ergebnisteil (letzter Monat und letzte 6 Monate)
  • Ausdrucken
  • Aushängen / Verteilen
• Unterlagen für Mitgliederausschuss-Sitzung einfordern, vorbereiten und für alle mitbringen
  • Traffic Lights
  • PALMS letzter Monat und letzte 6 Monate
  • Mitglieder- und Besuchernachbearbeitungsprotokoll
  • Anstehende Verlängerungen der nächsten 3 Monate
  • Offene Anträge (Bewerbungen, Verlängerungen)
  • Trainingsberichte aus BNI Connect (Wem fehlt welche Schulung è Schulungsgrad)
• Mitgliederausschuss-Sitzung leiten (nach dem ersten Chapter-Treffen des Monats)
• Koordiniert und kontrolliert den Mitgliederausschuss in Bezug auf
  • Maßnahmen zur Erreichung der gesetzten Ziele
  • Anrufe und Briefe an abwesende Mitglieder
  • Bearbeitung von Bewerbern & Verlängerer
• Protokolle an BNI-Direktor senden (Mail/Fax)

Jährlich

•  Führungsteam-Wechsel-Prozess
  • unterstützen durch Auswahl eines neuen Führungsteams
  • Termineinhaltung