Die Bedeutung von Events könnte für die Gemeinschaft und Identität eines BNI Chapters kaum größer sein. Denn Events stellen “geteilte Erlebnisse” dar, Meilensteine, die sich stärker in der Chapter-DNA verankern als die routinierten Chaptermeetings.

Rund um Events wird vieles intensiver erlebt als im Alltag. Seit ich 2012 meine Regionsverantwortung übernommen habe, habe ich wieder und wieder gesehen, wie sich die Stimmung im Chapter nach einem starken Event für Monate gewandelt hat.

Erfolgskriterien für starke Events

Damit Events ihr Potenzial auch ausleben können, gibt es eine Reihe an Erfolgskriterien. Je mehr und je stärker sie erfüllt sind, desto größer ist der positive Effekt auf das Team.

Zeitlicher Fahrplan

Am Start brauchen wir den zeitlichen Horizont. In der Regel empfehle ich 8 Wochen Vorlaufzeit. Ein starkes Team mit vielen professionellen NetzwerkerInnen, die alle ihre Gästelisten pflegen, schafft es auch in 5-6 Wochen.
Zu wenig Zeit ist der Hauptgrund, warum geplante Besuchertage zu einem frustrierenden Erlebnis werden.

Außerdem ist zu klären, ob ihr Zwillings-Events nutzen wollt. Die sind stark und erfordern nur wenig Mehraufwand. Das Team ist dann mental über den ersten Event weitere 4-5 Wochen im “Eventmodus”.

Das Ziel des Events

Ist das Ziel unklar, ist auch unklar, welche Aktionen sinnvoll sind. Bei einem Netzwerkabend geht es erstens um die Pflege von Kontakten im Allgemeinen und zweitens um die Intensivierung von ausgewählten Beziehungen im Speziellen. Wird der zweite Punkt nicht verstanden, erleben wir Chaptermitglieder, die statt Netzwerk-Interviews zu führen, beisammenstehen und sich mit anderen Mitgliedern unterhalten.

Was also ist das Ziel? Bei Besuchertagen ist es meist Wachstum – aber in welchem Umfang? Will dein Team um zwei Personen wachsen, wird es reichen, 10-15 echte, also erstmalige, Besucher zu begrüßen. Will es um vier Personen wachsen, sind meist nur 25-30 echte Besucher nötig. Doch um 30 Personen im Raum zu begrüßen, wird es auch eher 120-150 versandte Briefe brauchen. Ein Chapter, das um sechs Personen wachsen will, aber nur 20 einlädt, wird auf Glück angewiesen sein.

Vereinbart im erweiterten Führungsteam (FT & MA & PD) daher ein klares Ziel für den Event.

Verteiltes Engagement

Teamwork beschreibt kaum, wie wichtig ein Event für jeden Einzelnen ist. Wir arbeiten ständig an der Perfektionierung unserer VCP – unserer Sichtbarkeit, Glaubwürdigkeit und letztlich der Profitabilität, also dem Wert unserer Mitgliedschaft. Bei Events wird alles etwas intensiver gesehen. Gelingt es uns, ein breites Engagement zu schaffen, bei dem wirklich alle engagiert mitarbeiten, wird das Resultat ein Team sein, das sich stärker aufeinander verlässt. Starke Events produzieren starke Teams. Deswegen ist am Ende jedes Chapteraufbaus und jedes Führungsteamwechsels ein Event geplant. Weil wir so das Team stärken – vorausgesetzt, wir schaffen breites Engagement. Der Kardinalsfehler ist hier ein kleines, vom restlichen Chapter abgesetztes Grüppchen, manchmal nur der CD selbst, das klammheimlich am “besten Event aller Zeiten” arbeitet. Egal, wie gut der Event dann wird, das Team wurde durch die Teilung schwächer.

Jede Führungsrolle sollte darauf achten, dass alle in ihrem Team engagiert mitarbeiten können. Durch Coaching, Information und Motivation schaffen wir ein stärkeres Team.

Fokus in den Wochen vor dem Event

Vor dem Event gibt es kein anderes Thema. Klar, Hauptpräsentationen finden statt, Gäste heißen wir willkommen, aber vor dem Event machen wir keine Wandertage, 1-2-1-Challenges, Betriebsbesichtigungen oder ähnliche Dinge. Auch alle Trainings und Workshops vor dem Event sind auf den Event ausgerichtet.

Achtet im Kalender darauf, dass in den 4-6 Wochen vor dem Event keine anderen großen Aktionen am Plan stehen.

Klärt vorher schon die Nachbetreuung bei Besuchertagen

Egal wie großartig ein Besuchertag sein mag, egal wie begeistert die Besucher auch das Meeting verlassen: Findet keine strukturierte Nachbetreuung statt, ist das Resultat meist nur die Hälfte des Möglichen! Unzählige Besuchertage habe ich erlebt, die in der Abwicklung hervorragend waren, das Team dennoch frustriert zurückließen, weil am Ende keine Bewerbung eintraf.

Nutzt die 1-2-3-Methode:
1er bekommen gleich nach dem Meeting ein Interview.
2er werden innerhalb von 36 Stunden kontaktiert.
Es ist vor dem Event bekannt, wer die Nachbetreuung übernimmt.

Transparente Struktur & Verbindlichkeit

Mangelnde Transparenz ist ein großer Demotivator, denn wenn wir uns unsicher sind, machen wir meist erstmal gar nichts. Das aber hilft dem Team nicht weiter. Transparenz bei der Eventplanung ruht auf regelmäßigen Berichten, zB des Medienkoordinators, dass der Event online beworben. Vor allem das “Gäste-Flipchart” hat sich als starker Turbo erwiesen. Es führt von Anfang an allen vor Augen, wo das Team hin will.

Das Flipchart startet mit einer Spalte und wird in den nächsten Wochen ergänzt.

Aufbau des Flipcharts: bevor das Flipchart gestartet wird, soll im Team kommuniziert werden, welches Endresultat man sich wünscht: sind es Gäste im Raum beim Netzwerkabend oder neue Mitglieder beim Besuchertag? In konkret welcher Zahl?

Die Formel beim Netzwerkabend ist meist: 3 Einladungen für einen echten Gast. Beim Besuchertag dagegen sind es 4-5 Einladungen für einen Besucher und 8-9 Besucher für eine Bewerbung.

Setzt sich ein 20er Team zum Ziel, 4 neue BewerberInnen zu gewinnen, dann brauchen sie zirka 36 Gäste im Raum und damit zirka 140-180 Einladungen. Also 7-9 Einladungen pro Mitglied. Diese Info braucht das Team, BEVOR sie an das Flipchart herangehen.

Vorsicht: bei diesen Überlegungen arbeiten wir ohne Besucher aus anderen Chaptern zu berücksichtigen. Nur das Führungsteam sollte Gäste aus anderen Chaptern einladen dürfen! Es ist für das Team fatal, wenn sie mit 40 Besuchern rechnen, dann aber tatsächlich 8 Gäste aus anderen Chaptern, 5 bereits vertretene Branchen und 4 Mitarbeiter von Mitgliedern kommen. Statt 40 sind das dann nur 23 echte Besucher und damit natürlich ein völlig anderes Bewerbungspotenzial!

Feiert eure Erfolge

Events sind mächtige Meilensteine im Chapterjahr. Sie sind auch gruppendynamisch wichtige Elemente. Sie bieten Mitgliedern Gelegenheit, ihre Glaubwürdigkeit zu steigern und ihr Netzwerk zu erweitern.

Nutzt Events für ein starkes Chapter und feiert eure Erfolge!