Oft müssen wir uns vertreten lassen. Manche müssen sich sehr oft vertreten lassen. Diese Dauervertretungen bringen ein Risiko mit sich. Doch mit der richtigen Strategie kann man das Risiko umgehen. 

Mit einem reibungslosen Verlängerungsprozesskönnen wir unserem Mitglied zeigen, wie wichtig uns seine Mitgliedschaft im Chapter ist. Hier geht es einerseits um einen transparenten und professionellen Ablauf, andererseits auch um Klarheit im Chapter über den Status jedes einzelnen Mitglieds.

Für den Chaptererfolg macht es einen echten Unterschied, wenn Dinge bereits im Vorfeld geklärt sind und so eine klare Entscheidung für oder gegen die Verlängerung eines Mitgliedes gefällt wird.

Dieser Ablauf hat sich in der Vergangenheit bewährt:

1. (Optional) 5 Monate vor Verlängerungbesprechen wir im Mitgliederausschuss den Status des Mitglieds. Würde heute verlängert werden? Wenn nicht, dann führen wir ein Gespräch mit dem Mitglied, denn jetzt kann man noch viel ändern. Auch reden wir mit dem Mitglied und fragen, wie zufrieden sie/er mit der Mitgliedschaft ist.
2. 3 Monate vor Verlängerung wird das Führungsteam automatisch über die Verlängerung informiert. Jetzt starten auch die nächsten Schritte (Antrag übergeben, in der nächsten MA Sitzung besprechen, Termin für Entscheidung).
3. 2 Monate vor Verlängerung besprechen wir im Mitgliederausschuss die Verlängerung. Parallel soll jetzt auch vom Mitglied die Entscheidung fallen, ob sie/er verlängern will.
4. 6 Wochen vor Verlängerung: Wenn wir im Büro nichts gegenteiliges hören, stellt das Servicecenter nun die Rechnung aus. Auf positive Meldungen warten wir nicht, da wir wissen, dass im Chapter vieles freundschaftlich besprochen wird und wir keine großen Bürokratien mit mehrfacher Rückfrage aufbauen wollen.
5. 4 Wochen vor Verlängerung ist die Rechnung fällig. Damit hat auch das Chapter die Sicherheit über die Verlängerung des Mitglieds und muss keinen Ersatz suchen.
6. Geht die Zahlung ein, bekommt das FT ein Mail mit einem eindeutigen Titel: , z.B.: "Verlängerungen Chapter XYZ / Name: Willy Millimandl". Wenn das FT dieses Email erhält, hat es noch 2 Tage Zeit "Einspruch" zu erheben, sprich einer Verlängerung nicht zuzustimmen. Danach wird das Mitglied automatisch im Connect verlängert, wodurch eine neue Mitgliedschaftsperiode beginnt.
   • WICHTIG: Eine Ablehnung der Verlängerung durch den Mitgliederausschuss ist nach der Umstellung im BNI Connect nicht mehr möglich.
   • WICHTIG: Wir hatten einen Fall, bei dem das FT mitteilte, dass noch keine Rechnung geschickt werden soll. Dann wurde im Team alles positiv geklärt - nur wir wussten nichts davon. Plötzlich drohte das automatische Ende der Mitgliedschaft wegen Nicht-Zahlung - doch das Mitglied hatte auch gar keine Rechnung bekommen. Wenn der Prozess unterbrochen wird, muss man auch achten, dass dieser wieder startet.
7. Geht die Zahlung nicht ein, gibt es Erinnerungsmails. Fruchten diese nicht, endet die Mitgliedschaft automatisch ein Monat nach dem Verlängerungsdatum. 

Es geschieht immer wieder, dass Personen in medizinische Behandlung gehen. Das kann sich über Wochen hinziehen und je nachdem, wie die Behandlung verläuft, können die Mitglieder oft nur sporadisch anwesend sein.

Daher gibt es für diese Fälle - und nur für diese - den "Medical" Status. 

Wer aus einem BNI Team ausscheidet, den soll man auch gehen lassen. Ehemalige Mitglieder als Gäste oder Vertreter zu tolerieren, heißt das Team langfristig zu schwächen. Konsequenz in diesem Punkt macht Teams attraktiv!