Der Besuchertags-Schummelzettel

“Wie hat das nur passieren können?” Die Frage stand im Raum, als ein Chapter nach zwei erfolgreichen Besuchertagen plötzlich einen halb leeren Raum vor sich sah. Nicht erst einmal habe ich erlebt, wie auch starke Teams einen Event in den Sand setzen.

Doch ich habe auch erlebt, wie strauchelnde Teams mit einem starken Event ihr gesamtes Chapter “umdrehten” und einen Wachstumsschub erlebten.

Unklares Ziel - unklarer Event

Es klingt trivial und dennoch ist bereits der erste Stolperstein das unklare Ziel. Es bestimmt nicht nur, welchen Event man überhaupt macht sondern auch wie man vorgeht. Will man einfach Kontakte pflegen, dann passen Netzwerkabende oder Betriebsbesichtigungen. Doch will man als Team wachsen und mehr Geschäftspotenzial aufbauen, dann passen Besuchertage - und wenn Wachstum das Ziel ist, dann fokussiert man auf alle Maßnahmen, die das unterstützen, wie zB die Bewerbungsbögen als Feedback am Ende.

Fasst als Führungsteam ein klares Ziel ins Auge, formuliert und kommuniziert das Ziel als kurzen, klaren Satz ans Team. “Wir wollen beim Besuchertag mindestens 25 Gäste begrüßen und 3 Bewerbungen einsammeln.” ist eine klare Ansage.

Zu wenig Vorlaufzeit, um jedes Mitglied zu aktivieren

Der vielleicht häufigste Fehler ist, das Engagement der anderen Mitglieder nicht zu aktivieren. Nicht jeder ist bei jedem Meeting anwesend, nicht jeder hat sofort danach Zeit, seine Gästeliste zu überarbeiten. Chapter, die sich nicht ausreichend Zeit nehmen, um jedes Mitglied ins Boot zu holen, hängen unweigerlich einen Teil des Teams ab. Dann stehen sie am Ende da mit 2-3 Menschen, die stark einladen, 1-2 machen noch ein wenig und der Rest… wurde “abgehängt”. Ein Fehler, der manchmal noch lange nach dem Event zu spüren ist.

Plane mindestens 6, besser 7-9 Wochen Vorlaufzeit für die Eventvorbereitung.

Keine Führung durch den Prozess

“Das ist doch kein Kindergarten, das sind Unternehmer, die wissen was zu tun ist!” Ungefähr alle 6 Monate habe ich einen Chapterdirektor, der mir diese Worte an den Kopf wirft. Das ist OK, Führung ist eine Herausforderung und auch ein CD darf mal frustriert sein. Besser er lässt bei mir Dampf ab als vor der Gruppe. Aber eines muss klar sein: Alles, was man im Team machen will, braucht Führung. Jedes Volleyballteam hat einen Kapitän, jedes Segelboot einen Skipper. Denn egal wie kompetent die Personen sind, jede Teamaktivität braucht Führung.

Chapterdirektoren, die diese Führungsrolle bei der Eventplanung nicht wahrnehmen, enthalten ihrem Team eine der wichtigsten Dienstleistungen vor - und programmieren damit Enttäuschungen.

Rollen nicht engagiert

Ein Besuchertag wird von mehreren Rollen bespielt. Oft ist der Eventkoordinator der Projektleiter - manchmal auch der CD. Doch auch der Medienkoordinator, der Mentorenkoordinator und vor allem der Trainingskoordinator müssen aktiv sein. Wer darauf vergisst, deren Engagement zu besprechen und einzuholen, legt sich selbst Stolpersteine in den Weg.

Trainings nicht auf den Event abgestimmt

Manche Chapter kündigen einen Besuchertag an und machen dann weiter wie gehabt. Sie vergessen, die Mitglieder zu führen. Diese Führung erfolgt über Meilensteine im Rahmen des Trainingsparts.

Der Trainingskoordinator füllt das Projekt mit Leben, denn er verbindet die Meilensteine mit einem Roten Faden. So wird Schritt für Schritt das Gäste- bzw. Event-Flip ergänzt, bis man konkret weiß, wer wen einladen wir. Ebenso vermittelt der Trainingskoordinator worauf es beim Nachfassen der schriftlichen Einladungen ankommt und wie man das kollegiale Telefonat zeitsparend durchführt. Chapter, die hier Abkürzungen machen, wählen unvermutet den weit aufwändigeren Weg zur Erreichung ihrer Ziele.

Keine klare Einladung sich zu bewerben

Unzählige Besuchertage habe ich erlebt, wo grandiose Schleifen gedreht wurden, um Besucher nicht mit einer Bewerbung zu konfrontieren. Interessierte Gäste wurden so effektiv verjagt!

Wenn Bewerbungen das Ziel sind, machen wir den Weg dort hin so einfach wie nur irgendwie möglich. Die 1-2-3-Methode hat sich als das beste Werkzeug bewährt, um Interessenten über die Mitgliedschaft zu informieren.

Ungeplante Nachbetreuung von Gästen

Selbst begeisterte Gäste entscheiden oft erst in den Folgetagen. Tatsächlich bekommen wir manche der besten Bewerbungen erst in den Wochen nach einem Besuchertag. Damit wir es den Interessenten auch hier leicht machen, brauchen wir eine koordinierte Nachbetreuung. Die muss innerhalb von 48h nach dem Meeting beginnen, sonst ist der Eindruck bereits zu lange her.

Starke Teams haben die Nachbetreuung vorab geregelt, manchmal auch schon von der Region oder der Zentrale Ressourcen “vorbestellt”, damit die Nachbetreuung effektiv funktioniert. Schwache Teams machen es sich kompliziert, indem zB die Gastgeber selbst nachkontaktieren sollen - was fast nie passiert oder die Besucherbetreuer telefonieren, wenn sie dann mal Zeit haben, was von 10 Chaptern bei 1-2 tatsächlich auch klappt.

Klärt bereits in der Planung, wer die Gäste nachkontaktiert.

Events generell und Besuchertage ganz besonders haben ein großes Potenzial, den Charakter eines Teams zu bestimmen. Ihr beschließt bereits im Vorfeld, wo die Reise hingehen soll, wie konsequent ihr seid und welche Ziele Ihr Euch setzt.