Besucherbetreuer - Rolle
Als Besucherbetreuer bist Du unser “Direktor des Ersten Eindrucks”. Niemand, absolut Niemand hat mehr Einfluss auf die Stimmung des Meetingstarts! Wenn das BB-Team gut arbeitet, hat der Chapterdirektor es leicht, auf der guten Stimmung ein Spitzenmeeting aufzubauen. Lässt das BB-Team aus, fällt es auch guten CDs schwer, ein starkes Meetingerlebnis zu feiern.
Die absolute Basisleistung, die BB für das Chapter erbringen ist
die Registrierung von Mitgliedern und Gästen
Kontrolle und Pflege von Gästedaten im Portal
Die korrekten Daten im Portal sind wichtig, denn wir erleben immer wieder DSGVO-Anfragen von ehemaligen Gästen. Diese müssen wir beantworten, was - wenn die Pflege der Daten nicht erfolgt - viele Stunden Aufwand im Chapter bedeuten kann. Generell sind die von uns erhobenen Daten von der DSGVO kaum betroffen. Wir erheben so genannte “veröffentlichte Daten”, also Daten, die Besucher auch auf Visitenkarten oder Webseiten veröffentlichen. Strenger wäre die Lage, würden wir persönliche Daten (zB Geburtsdatum) oder höchstpersönliche Daten (Gewicht, Körpergröße) erfassen.
Richtig gute Besucherbetreuerteams haben die Rollen aufgeteilt, damit jeder in seinem Teilbereich immer besser werden kann. Die Aufteilung ist normalerweise:
Allgemein
Gäste haben einen Sitzplatz zugewiesen.
Neben dem Gast sitzt ein BB als Ansprechpartner.
BB 1 - Orientierung (nach dem Meeting)
Leitet Besucherorientierung 2 (BO2) nach dem Meeting.
Pflegt Ergebnisse der BO2 im Portal
Begleitet Nachbetreuung, telefoniert evtl. in den nächsten 24h selbst oder hält die Kommunikation zur regionalen Nachbetreuung
BB 2 - Anmeldung
Meldet Anzahl der Personen an die Location, v.a. wenn stark abweichend
Macht die Nachmeldung von Gästen im Portal
Kontrolliert und korrigiert Gästedaten im Portal
BB 3 - Registrierung
Leitet BNI-Tisch & Registrierung
Begrüßt Mitglieder & Gäste
Sammelt 2 Visitenkarten pro Gast ein
Macht den 7-Uhr-Strich
Kontrolliert Material in der Chapterbox
BB 4&5 - Gästebetreuung (vor dem Meeting)
Leitet die Besucherorientierung 1 (BO1) vor dem Meeting
Ist am Registrierungstisch und gibt Gäste nach BO1 weiter
Vertritt BB3 wenn erforderlich
Exzellente Teams erreichen mehr!
Exzellente Besucherbetreuerteams gehen noch ein paar Schritte weiter. Dies sind Inspirationen, nicht in allen Chaptern und nicht mit allen Besuchern möglich bzw. sinnvoll:
Gäste werden vorab kontaktiert und gebeten, genug Visitenkarten mitzubringen. Man erklärt in dem Gespräch auch, wo man gut parken kann und ähnliche Details.
Für Gäste wird vorab bereits ein für die Branche passender Gesprächspartner geplant.
Beim Registrierungstisch ist bekannt, wer der BB für den jeweiligen Gast ist. Dieser BB “holt” den Gast bei der Registrierung ab und macht die BO1.
Gäste werden noch am selben Nachmittag telefonisch kontaktiert, ist das nicht möglich, wird die regionale Nachbetreuung umgehend informiert, damit die aktiv werden können. (Siehe “starke Nachbetreuung” unten)
Die Bedeutung der konsequenten Nachbetreuung
Selbst begeisterte Gäste entscheiden sich selten beim ersten Besuch für eine Mitgliedschaft. Zugleich ist gut erforscht, dass nach 48h der emotionale Eindruck eines Meetings, einer Messe, eines Kundenbesuchs zum Großteil erloschen ist. In diesem Zeitfenster müssen wir agieren. Chapter, die das verabsäumen zwingen ihre Mitglieder zu mehr Aufwand beim Finden und Einladen von Gästen.
Da man nicht jeden Gast beim ersten Versuch erreicht und sprechen kann, ist das Ziel, den Gast spätestens nach 36h zum ersten Mal kontaktiert zu haben. Damit hier ein Zeitbudget reserviert ist, bieten wir die “regionale Nachbetreuung” an. Du kannst hier mehr dazu lesen.
Die interaktive 3+1 Best Practices Sammlung
BNI wird besser, weil wir ständig lernen. Tradition und Innovation sind unsere Grundwerte. Daher gibt es die Möglichkeit, Ideen einzubringen. Die werden dann von den Partnerdirektoren periodisch bewertet und erscheinen dann hier in der Liste:
Trage bei und gewinne!
Die Region Steiermark-Burgenland hat 2026 drei Tickets für die DAKON im Wert von jeweils etwa ca. 420,- zu vergeben. Die werden unter jenen Einträgen verlost, die von Mitgliedern der Region kamen und von der Jury als “Richtig-Gut” oder “Exzellent” gewertet wurden.
Du kannst Deinen Beitrag hier posten:
